Het wordt alsmaar makkelijker voor consumenten om producten van over de hele wereld te bestellen. Grenzen vervagen en dat betekent dat er voor webshops veel kansen liggen.

Maar wanneer je als webshop producten buiten de Europese Unie verzendt, dien je wel met allerlei aspecten rekening te houden. Er gelden in elk land verschillende regels met betrekking tot douane- en invoerrechten. Ook hanteert elke vervoerder andere eisen en voorwaarden.

Hoe zorg je er als webshop voor dat zelfs in Zuid-Afrika of China je klanten probleemloos hun orders kunnen ontvangen? Wij delen 10 tips waarmee je gemakkelijker internationaal kunt verzenden, lees snel verder!

10 tips voor het internationaal verzenden van pakketten

Om te zorgen dat je probleemloos internationaal kunt verzenden, lees je in dit artikel meer over de volgende 10 tips:

  1. Het verpakken van internationale zendingen
  2. Adressering voor internationaal verzenden
  3. Levertijden van internationale zendingen
  4. Producten die niet zijn toegestaan
  5. Het verzekeren van buitenlandse zendingen
  6. Douaneregelgeving bij internationale zendingen
  7. Wat je moet weten over Incoterms
  8. Wees transparant over (extra) kosten
  9. Internationale verzendkosten berekenen
  10. Opties voor wereldwijde retouren

 

1. Het verpakken van internationale zendingen

Je wilt dat je producten in goede staat aankomen bij je klant, dus een goede verpakking is van belang. Daarbij zijn er een aantal internationale regels waaraan je moet voldoen:

  • Zorg dat de verzenddoos stevig is en tegen een val van 1.5 meter kan
  • Vul het pakket met opvulmateriaal zoals bubbelplastic of piepschuim
  • Bedek de hoeken van de verzenddoos met extra verpakkingstape
  • Gebruik geen kranten als opvulmateriaal, in verband met censuurregels

Kies een doos die groot genoeg is om opvulmateriaal toe te voegen, maar niet veel groter dan dat. Dat bespaart namelijk kosten én is duurzamer.

2. Adressering voor internationaal verzenden

Een goede adressering is van essentieel belang voor het afleveren van je zendingen. En de adressering is per land anders, dus let hierbij goed op.

Vermeld het e-mailadres en telefoonnummer van je klant op het verzendlabel. Dit verhoogt de kans op aflevering namelijk aanzienlijk.

Wanneer je gebruikmaakt van een verzendtool zoals Sendcloud, wordt het telefoonnummer automatisch op het label geplaatst wanneer de vervoerder dit toont op het verzendlabel.

3. Levertijden van internationale zendingen

Internationaal verzenden hoeft niet moeilijk te zijn, maar je dient wel rekening te houden met de levertijden. Bekijk dus goed wat de gemiddelde levertijd is voor een zending en communiceer dit duidelijk naar je klant.

Postnetwerken, zoals die van PostNL, zijn vaak wat trager dan Express netwerken van bijvoorbeeld DHL of UPS.

Bied je klant altijd de keuze uit een normale zending die wellicht wat langer duurt of een Express zending (tegen extra kosten).

Via Sendcloud combineer je eenvoudig meerdere vervoerders en verzendopties in je checkout.

Vervoerders Sendcloud Belgie

4. Producten die niet zijn toegestaan 

Als online retailer mag je enkel goederen verzenden die zijn toegestaan. Elk land en elke vervoerder hanteert hier andere regels voor. Houd je je hier niet aan, dan kunnen producten in beslag worden genomen. Zonde!

De onderstaande items mogen over het algemeen niet internationaal verzonden worden:

  • Spuitbussen
  • Alcoholhoudende dranken
  • Sigaretten
  • Goederen die beperkt houdbaar zijn
  • Benzine of olie
  • Nagellak
  • Parfum
  • Gif
  • Aanstekers
  • Brandblussers
  • Gasmaskers
  • Loterij tickets
  • Ruwe diamanten
  • Beschadigde accu’s

Kijk voor de zekerheid altijd even op de website van de vervoerder voor de meest recente informatie. Raadpleeg bijvoorbeeld deze tool voor UPS.

5. Het verzekeren van buitenlandse zendingen

Verzend je goederen van een hoge waarde? Overweeg dan om je pakketten te verzekeren tegen schade en vermissing. Buitenlandzendingen raken namelijk relatief vaker kwijt dan zendingen binnen Nederland.

Het hangt van je gekozen verzendoptie af of zendingen standaard tot een bepaald bedrag verzekerd zijn. Je kunt er ook voor kiezen om een aparte verzekering af te sluiten per pakket.

Wanneer je via Sendcloud verzendt, kun je ervoor kiezen om dit automatisch te doen tegen een gereduceerd bedrag. Bovendien profiteer je van snellere afhandeling (reguliere claims kunnen wel 4 maanden duren).

6. Douaneregelgeving bij internationale zendingen

Bij het verzenden van pakketten buiten de EU hoort afhandeling door de douane. Je dient douaneformulieren zo volledig en correct mogelijk in te vullen. Doe je dit niet, dan heb je kans dat een zending niet bezorgd wordt.

Afhankelijk van de vervoerder en bestemming van je zending zijn zowel de ­Commercial Invoice plus de CN22/CN23 benodigd. Om vertragingen te voorkomen, raden we aan ze beiden toe te voegen. Voor de Commercial Invoice voeg je drie prints toe: één voor het land waar je vanuit verstuurt, één voor het land waarnaar je verstuurt en één voor de ontvanger.

Een goed voorbereid pakket gaat afhankelijk van wat vereist is gepaard met een commercial invoice, douaneverklaring CN22 of CN23, CP71 verzendnota en indien nodig een Certificate of Origin (CoC). Hierbij een korte uitleg:

  • Commercial Invoice | Commercial Invoice
    Een exportdocument dat moet worden toegevoegd aan elke commerciële zending naar een land buiten de EU. De commerciële factuur is een bindend douanedocument waarin informatie staat over de inhoud van het pakket en de gemaakte afspraken, zoals wie de douanekosten betaalt.
  • Douaneverklaring CN22 | Douaneverklaring CN22
    Voor zendingen via het postale netwerk. CN22 is verplicht bij het versturen van goederen tot 2 kg, met een waarde tot 425 euro. De CN22 douanesticker plak je aan de buitenkant van het pakket.
  • Douaneverklaring CN23 | Douaneverklaring CN23
    Voor zendingen via het postale netwerk. CN23 is verplicht voor pakketten zwaarder dan 2 kg en/of met een waarde vanaf 425 euro. Het CN23 formulier is uitgebreider en dient te worden toegevoegd in een transparante envelop aan de buitenkant van het pakket.
  • Dispatch Note CP71
    Verplicht begeleidend document van het CN23 formulier.
  • Certificate of Origin (CoC) | Certificaat van Oorsprong (CvO)
    Geeft de oorsprong van een product aan en bewijst dus in welk land een product gemaakt is. Vereist voor de invoer van goederen van een aantal landen buiten de EU. Via deze link kun je controleren of een CvO benodigd is.

Commercial invoice

Bij het invullen van deze documenten dien je rekening te houden met de volgende aspecten:

  • Vul de douaneverklaring altijd in het Engels in
  • Beschrijf elk artikel apart op het formulier
  • Vermeld het aantal, gewicht (in gram) en waarde (in €)
  • Vermeld ook het totaalgewicht en de totale waarde van de inhoud, ook als het om een geschenk of sample gaat
  • Specificeer elk artikel met een 6-cijferige HS-goederencode van de Wereld Douane Unie en vermeld het land van oorsprong/productie. Deze kun je hier opzoeken.
  • Zet je handtekening op het CN22/Commercial Invoice label. Doe je dit niet, dan heb je kans op vertraging.

Zorg dat je altijd een kopie van de Commercial Invoice en het CN23 label hebt voor jezelf. Het kan zijn dat er te hoge douanekosten worden gerekend en dan kun jij een gewijzigde invoice aanleveren bij de douane.

Wanneer je verzendt via DHL Express of UPS, kun je gebruikmaken van Paperless Trade. Je douaneformulieren worden dan elektronisch verstuurd naar de vervoerder. Dat bespaart tijd én kosten!

Goed om te  weten: via Sendcloud wordt automatisch gebruikgemaakt van Paperless Trade wanneer je verzendt met DHL Express of UPS naar landen buiten de EU. 

7. Wat je moet weten over Incoterms

De International Commercial Terms of ‘Incoterms’ zijn gestandaardiseerde internationale afspraken over het transport van goederen. Deze zet je op de Commercial Invoice.

Hiermee regel je automatisch wie verantwoordelijk is voor verzending, verzekering, invoer- en douanekosten. Incoterms worden iedere 10 jaar bijgewerkt en dat is ook in 2020 het geval, dus er komen wat veranderingen.

De meest voorkomende Incoterms zijn:

  • EWX (ex works)
  • FOB (Free on Board)
  • CFR (Cost & Freight)
  • DAP (Delivered At Place)
  • DDP (Delivery Duty Paid)

Wanneer je niet weet voor welke Incoterm je het best kunt kiezen, dan raden we de DAP aan. Dit betekent dat jij als verkoper de verzendkosten betaalt, de verzekering regelt en uitvoerdocumenten opstelt. De ontvanger betaalt eventuele invoer- en douanekosten. 

Wil je meer weten over Incoterms én over de veranderingen in 2020, lees dan ons uitgebreide artikel over de International Commerce Terms.

8. Wees transparant over (extra) kosten

Als online retailer dien je bewust bezig te zijn met verwachtingsmanagement. Zeker als het aankomt op douanekosten die je klant mogelijk moet betalen, wat dus afhankelijk is van de Incoterm die je kiest.

Indien je klant niet op de hoogte is van de kosten, dan mag hij/zij het pakket weigeren. Het gevolg is dat jij als verzender dan retour- én douanekosten moet betalen. Bovendien is de kans groot dat je je klant hiermee verliest.

9. Internationale verzendkosten berekenen

De verzendkosten die je voor internationale zendingen betaalt, en eventueel (voor een deel) doorberekent aan klanten zijn afhankelijk van:

  • Verpakkingsmateriaal
  • Verzendkosten (afhankelijk van bestemming, gewicht & omvang)
  • Kosten van het verwerken van de zending
  • Douanekosten (afhankelijk van de gekozen Incoterm)
  • Toeslag (zoals voor eilanden of afgelegen gebieden)

Met behulp van de prijscalculator van Sendcloud kun je checken welke vervoerder en verzendoptie het meest voordelig is voor je webshop.

Sendcloud prijscalculator belgie

10. Opties voor wereldwijde retouren

Met klantvriendelijkheid, zoals een soepel retourbeleid, stimuleer je ook internationaal conversie. Maar hoe pak je dat wereldwijd aan? Je hebt hierbij in principe 3 opties:

  • Samenwerken met een internationale logistieke partij
  • Retouren uitbesteden aan een lokale partner
  • Internationale retouroplossingen

Voor retouren binnen Europa kun je via Sendcloud gebruikmaken van een persoonlijk retourportaal. Meer hierover lees je in ons artikel over webshop retouren afhandelen.

Tot slot: bij twijfel, neem contact op

Internationaal verkopen biedt dus veel kansen, maar je dient met een heleboel zaken rekening te houden.

Als laatste willen we je daarom nog meegeven om het zekere voor het onzekere te nemen: als je ergens over twijfelt, neem dan contact op met de vervoerder of je tussenpersoon.

Bij Sendcloud krijgen we geregeld vragen over een internationaal pakket dat bij de douane vaststaat vanwege ontbrekende of onjuiste informatie. Beter een vraag teveel gesteld dan te weinig, toch?

Wil je nog meer weten over internationaal verzenden en de tips uit dit artikel later nog eens lezen? Download dan onze gratis whitepaper over internationaal verzenden.

2 Comments

Leave a Reply