Commercial Invoice: Alles wat je moet weten

Commercial invoices zijn een essentieel onderdeel van internationale verzending. Wanneer je buiten de Europese Unie verzendt, krijg je te maken met douanewetgeving. Er heerst vaak verwarring over welke documenten je moet toevoegen om ervoor te zorgen dat je pakket soepel en snel bij de klant aankomt. Eén van deze welbekende documenten is de commercial invoice. In dit artikel leggen we uit wat een commercial invoice is, wanneer en waarom je dit document nodig hebt, en hoe je hem invult

In deze blog zullen de volgende zaken behandeld worden:

• Wat is een commercial invoice en waarvoor wordt deze gebruikt?
• De verschillen tussen een commercial invoice en andere douanedocumenten
• Hoe vul je een commercial invoice in?
• Begrippenlijst commercial invoice – Wat moet er op een commercial invoice staan?
• Commercial invoice tool
• Hoe voeg je een commercial invoice toe aan je zending?
• Paperless trade voor zendingen met DHL Express of UPS

Laten we de wereld van commercial invoices verkennen! Het is belangrijk om dit concept goed te begrijpen, omdat het de basis vormt voor een vlotte en probleemloze internationale verzending.

Wat is een commercial invoice?

Een commercial invoice, ook wel een commerciële factuur of handelsfactuur genoemd, is een speciaal exportdocument dat je pakket de douane door helpt.

Een goed ingevulde commercial invoice voor export helpt de douaneautoriteiten namelijk snel beslissen welke belastingen en invoerrechten van toepassing zijn op je pakket. En dat voorkomt vertragingen! Daarnaast kunnen de douaneambtenaren zien of jouw pakket wel aan alle eisen voldoet en kunnen ze de informatie doorgeven aan het land van bestemming (bijvoorbeeld welke belastingplichten de ontvanger heeft). 

Kortom: Wanneer je het formulier goed invult, dan zal het je douaneproces vereenvoudigen.

Wanneer is een commercial invoice vereist?

Een commercial invoice is vereist bij internationale handelstransacties wanneer goederen over internationale grenzen worden verkocht. Pakketten binnen de EU hebben dit document niet nodig. Een lijst van EU-landen kun je bijvoorbeeld vinden op de website van de Belastingdienst en Douane. Bij twijfel kun je ook de lijst van uitzonderingen raadplegen, omdat sommige landen of gebieden wel onderdeel zijn van de EU, maar niet van het douanegebied van de EU.

Naast de commercial invoice kunnen sommige internationale zendingen buiten de EU ook een douaneaangifte (CN22 of CN23), een CP71 verzendnota en mogelijk een certificaat van oorsprong (CO) vereisen. Dit artikel zal voornamelijk de commercial invoices voor internationale verzending bespreken.

Risico’s van het ontbreken van een Commercial Invoice

Het ontbreken van een commercial invoice voor internationale zendingen kan problemen veroorzaken. Zonder dit document kan de douane-inklaring vertraging oplopen of zelfs worden geweigerd, wat leidt tot kostbare opslagkosten, geretourneerde zendingen of juridische boetes. Bovendien maakt het ontbreken van een commercial invoice het moeilijker om geschillen over betaling, productkwaliteit en naleving van handelsvoorschriften op te lossen. Een commercial invoice helpt risico’s te vermijden en maakt internationale handel efficiënter.

Wat is een Commercial Invoice en waarvoor wordt het gebruikt?

Een correct ingevulde en juiste commercial invoice voor export helpt de douaneautoriteiten snel te bepalen welke belastingen en invoerrechten van toepassing zijn op je pakket. Dit voorkomt vertragingen.

Daarnaast kunnen douaneambtenaren zien of je pakket aan alle vereisten voldoet en kunnen ze informatie (bijvoorbeeld de belastingverplichtingen van de ontvanger) doorgeven aan het land van bestemming. Als je het document correct invult, is de kans groter dat je pakket op tijd aankomt.

Verschillen tussen een Commercial Invoice en andere Douanedocumenten

Wanneer je een internationaal pakket naar een land buiten de EU verzendt, heb je vaak meerdere documenten nodig. Soms raakt men in de war over het verschil tussen de Commercial Invoice en andere douanedocumenten die vereist zijn voor internationale zendingen. Dit is niet verrassend: hoewel zowel de Commercial Invoice als douaneaangifteformulieren, zoals CN22 en CN23, de douaneautoriteiten voorzien van informatie over de goederen die een land binnenkomen of verlaten, dienen ze verschillende doelen en moeten ze niet door elkaar gehaald worden. Wat is het exacte verschil?

Commercial invoice vs CN22/CN23

Een CN22 of CN23 formulier is een verplicht douanedocument dat moet worden toegevoegd aan zendingen buiten de EU. Het formulier wordt voornamelijk gebruikt voor zendingen die door een postbedrijf worden vervoerd. De waarde of het gewicht van de zending bepaalt of je formulier CN22 of CN23 gebruikt. Het formulier bevat informatie over de vervoerde goederen en wordt gebruikt om te bepalen of belasting moet worden betaald. Een CN23 formulier wordt altijd vergezeld door een CP71 verzendnota.

Een CN22 of CN23 document vereist iets meer informatie dan de commercial invoice, maar het doel is hetzelfde. Beide documenten bieden informatie over de inhoud van het pakket, zodat de douaneautoriteiten kunnen bepalen of het pakket het land mag binnenkomen, en wie verantwoordelijk is voor welke belastingen en invoerrechten.

Zoals hierboven uitgelegd, is de commercial invoice ook een exportdocument dat je toevoegt aan alle commerciële zendingen buiten de EU. Het is een bindend douanedocument dat voornamelijk informatie bevat over de inhoud van het pakket en de gemaakte afspraken (Incoterms), zoals wie de douanekosten betaalt. Op basis van de commercial invoice bepalen de douaneautoriteiten of er invoerrechten moeten worden betaald op de goederen.

Wanneer gebruik je een CN22 of CN23 formulier, en wanneer gebruik je een commercial invoice?

• Als je een pakket naar een land buiten de EU verzendt en gebruikmaakt van een postdienst zoals PostNL (in Nederland) of Royal Mail (in het VK), gebruik dan het CN22 of CN23 douanedocument. Het CN22 of CN23 formulier wordt gebruikt door de Universele Postunie en is daarom verplicht voor postdiensten. Je moet ook een commercial invoice toevoegen aan dit soort zendingen.
• Als je in plaats van een postdienst een vervoerder zoals DHL of DPD gebruikt, hoef je geen CN22 of CN23 formulier toe te voegen.

Het belangrijkste verschil is dat een commercial invoice altijd vereist is voor alle e-commerce zendingen, terwijl alleen pakketten die via postdiensten worden verzonden het aanvullende CN22 of CN23 formulier nodig hebben.

Om vertragingen te voorkomen, raden we aan om beide documenten altijd toe te voegen.

Commercial Invoice vs. Pakbon

Hoewel een commercial invoice gedetailleerde informatie biedt over de inhoud van een pakket, inclusief de waarde, hoeveelheid en verkoopvoorwaarden, heeft een pakbon een ander doel. De pakbon documenteert voornamelijk de fysieke inhoud van de zending en bevat details zoals de afmetingen, het gewicht en het type verpakking van elk item. Beide documenten helpen bij de douane-inklaring, maar de commercial invoice richt zich op de financiële aspecten van de transactie, terwijl de pakbon logistieke informatie verschaft.

Commercial invoice vs. Customs invoice

Een customs invoice is, net als een commercial invoice, een document dat vereist is voor internationale zendingen en dat de douaneautoriteiten essentiële informatie verschaft over de geïmporteerde of geëxporteerde goederen. Een customs invoice kan echter aanvullende details bevatten die specifiek zijn voor de douaneregels, zoals het land van oorsprong, geharmoniseerde tariefcodes en eventuele toepasselijke handelsakkoorden of voorkeuren. Hoewel er overlap kan zijn tussen de twee documenten, is de customs invoice afgestemd op de specifieke vereisten van de douaneprocedures.

Commercial Invoice vs. Verzendfactuur

Hoewel beide documenten details bieden over de goederen die worden verzonden, richt een commercial invoice zich op de financiële aspecten van de transactie, zoals de waarde van de goederen, de betalingsvoorwaarden en de betrokken partijen bij de verkoop. Aan de andere kant documenteert een verzendfactuur voornamelijk de verzend- en afhandelingskosten die gepaard gaan met het transport van de goederen, inclusief vrachtkosten, verzekeringskosten en eventuele bijkomende toeslagen. Hoewel beide documenten complementair zijn, vervult elk document een ander doel in het internationale handelsproces, waarbij de commercial invoice de commerciële aspecten benadrukt en de shipping invoice de logistieke en transportgerelateerde kosten detailleert.

Hoe vul je een commercial invoice in?

Wat moet er allemaal op een handelsfactuur staan? Hoewel er geen standaardindeling is, moet het document wel een aantal vaste onderdelen bevatten, zoals de gegevens van de partijen die bij de zending betrokken zijn en informatie over de goederen.

Hieronder vind je de onderdelen van de commerciële factuur met daaronder een verklarende woordenlijst.

Let op: Een commercial invoice moet altijd in het engels ingevuld worden.

Of maak gebruik van onze commercial invoice tool.

Voorbeeld commercial invoice

Wat verzend je? Beschrijving artikel, aantal, gewicht & waarde

Het lijkt vanzelfsprekend, maar de inhoud van je pakket beschrijven is een belangrijk onderdeel. Hiermee heeft de douane namelijk een duidelijk overzicht van wat je verzendt.

Uit de beschrijving moet blijken wat je verstuurt, waar het artikel van is gemaakt en, indien van toepassing, wat het gebruiksdoel is.

Vermeld het aantal artikelen, het totaalgewicht en de totale waarde in euro’s. Let op: zelfs een monster, cadeau of retourzending heeft een waarde volgens de douane, dus houd hier rekening mee. 

Douanepakketten worden vaak gescand en als de beschrijving niet overeenkomt met de inhoud van het pakket, kun je een boete krijgen. Het is dus belangrijk dat je het invullen nauwkeurig doet!

HS-code of goederencode

Elk artikel in je pakket moet voorzien zijn van een HS-code of goederencode. Het Harmonized System classificeert goederen, zodat de douane weet welke belastingen, accijns en controles van toepassing zijn. Het is dus belangrijk dat je de juiste code invult.

De code bepaalt namelijk hoeveel invoerrechten of andere belastingen je betaalt. Het opzoeken van de code kan lastig zijn, maar er zijn een aantal manieren om erachter te komen wat de code van jouw product is.

Vaak weet de fabrikant van je product wat de HS-code is. Als je deze informatie niet hebt, kun je de code zelf opzoeken. Daarvoor hebben we deze handige Hs Code finder tool ontwikkeld. Gebruik hem vrijblijvend om jouw juiste code te vinden.  

Meer hulp nodig? Raadpleeg dan de handleiding voor het opzoeken van goederencodes. Tot slot kun je contact opnemen met de belasting- en douanedienst in jouw land voor meer informatie.

Land van oorsprong

Bij het land van oorsprong vermeld je waar jouw goederen zijn geproduceerd. In sommige gevallen heb je een CO-document als aanvullend document nodig. Sommige landen buiten de EU vragen om dit document vanwege handelspolitieke maatregelen.

Incoterms (terms of sale) 

De International Commercial Terms, kortweg de Incoterms genoemd, zijn gestandaardiseerde internationale afspraken over het transport van goederen. Let er op dat de vervoerder die je hebt gekozen deze Incoterms ook ondersteunt. Met de Incoterms wordt duidelijk:

• Wie verantwoordelijk is voor de verzending, verzekering, invoer- en douanekosten van de zending;
• Wie het transport verzorgt en tot waar;
• Wie verantwoordelijk is voor de goederen bij iedere fase van de verzending (dus op welk moment het risico en de kosten van de levering overgaan van verkoper naar koper).

De Incoterms worden elke tien jaar bijgewerkt en dat was ook voor 2020 het geval. De Incoterms van 2010 blijven van kracht, maar uiteindelijk gaan steeds meer bedrijven over naar de Incoterms van 2020. Lees hier onze update over de Incoterms van 2020.

De meest voorkomende Incoterms zijn EWX (ex works), FOB (Free on Board), CFR (Cost & Freight), DAP (Delivered At Place) en DDP (Delivery Duty Paid). Als je niet weet welke Incoterm je het best kunt kiezen, dan raden wij je aan om voor de DAP te gaan.

Dit betekent dat jij als verkoper de verzendkosten betaalt, de verzekering regelt én de uitvoerdocumenten opstelt. De ontvanger betaalt eventuele invoer- en douanekosten.

Land van oorsprong

Bij het land van oorsprong vermeld je waar jouw goederen zijn geproduceerd. In sommige gevallen heb je een CO-document als aanvullend document nodig. Sommige landen buiten de EU vragen om dit document vanwege handelspolitieke maatregelen.

Incoterms (terms of sale) 

De International Commercial Terms, kortweg de Incoterms genoemd, zijn gestandaardiseerde internationale afspraken over het transport van goederen. Let er op dat de vervoerder die je hebt gekozen deze Incoterms ook ondersteunt. Met de Incoterms wordt duidelijk:

• Wie verantwoordelijk is voor de verzending, verzekering, invoer- en douanekosten van de zending;
• Wie het transport verzorgt en tot waar;
• Wie verantwoordelijk is voor de goederen bij iedere fase van de verzending (dus op welk moment het risico en de kosten van de levering overgaan van verkoper naar koper).

De Incoterms worden elke tien jaar bijgewerkt en dat was ook voor 2020 het geval. De Incoterms van 2010 blijven van kracht, maar uiteindelijk gaan steeds meer bedrijven over naar de Incoterms van 2020. Lees hier onze update over de Incoterms van 2020.

De meest voorkomende Incoterms zijn EWX (ex works), FOB (Free on Board), CFR (Cost & Freight), DAP (Delivered At Place) en DDP (Delivery Duty Paid). Als je niet weet welke Incoterm je het best kunt kiezen, dan raden wij je aan om voor de DAP te gaan. Dit betekent dat jij als verkoper de verzendkosten betaalt, de verzekering regelt én de uitvoerdocumenten opstelt. De ontvanger betaalt eventuele invoer- en douanekosten.

Begrippenlijst commercial invoice – Wat moet er op een commercial invoice staan?

Begrippenlijst commercial invoice

We schreven al dat de commerciële factuur altijd in het Engels wordt gemaakt. Als je jouw commerciële factuur zelf wilt maken of een template gebruikt en niet weet wat je moet invullen, vind je hier een vertaling van de meest voorkomende begrippen:

• From: de persoon die het pakket verzendt
• To: de naam en het adres van de persoon of het bedrijf waar je het pakket naartoe stuurt
• Intermediate Consignee: wanneer je het pakket naar een tussenpersoon stuurt, vul je hier de gegevens van de persoon of het bedrijf in
• Date: de datum dat je het pakket verstuurt
• EORI Number: een EORI-nummer is een unieke code die wordt gebruikt om douane-informatie buiten de EU te volgen en te registreren.
• VAT Number: jouw btw-nummer.
• Invoice Number: je eigen factuurnummer
• Customer PO No: referentie- of bestelnummer van je verkoop
• Currency Used: de munteenheid die je hebt gebruikt bij het invullen van het document.
• Country of Origin: het land waar je product vandaan komt (in sommige gevallen moet je een CO-document toevoegen)
• Reason for export: bevat je pakket een cadeau (gift), documenten (documents), sale of goods (verkochte goederen), return of goods (goederen die retour gaan), commercial sample (een commerciële sample) of other (overige)?
• B/L/AWB No: het vervoersdocument waarin de afspraken met de vervoerder vastliggen (de vervoerder is vaak verantwoordelijk voor het opmaken van dit document)
• Final Destination: de eindbestemming van je pakket
• Export Route/Carrier: het verzendbedrijf waarmee je samenwerkt of de route die jouw pakket aflegt
• Terms of Sale: beter bekend als de Incoterms
• Terms of Payment: de betaalvoorwaarden tussen jou en de verkoper (bijvoorbeeld: betalen binnen 30 dagen na ontvangst, directe storting)
• Terms of Freight: vrachtvoorwaarden, deze voorwaarden kun je ook invullen bij de Terms of Sale, oftewel de Incoterms (voorbeelden zijn Prepaid of Collect)
• No. of Packages: het aantal pakketten dat je verstuurt
• Comments: ruimte voor verzend- of afleverinstructies, of andere notities
• Contents: een beschrijving van de artikelen die je verstuurt
• HS Code: de HS-code of goederencode
• Value: prijs per product
• Net Quantity: totaal aantal producten
• Weight KG: totaalgewicht van het pakket
• Freight: indien van toepassing vermeld je hier de verzendkosten
• Insurance: indien van toepassing vermeld je hier de verzekeringskosten
• Date en signature: je naam, handtekening en datum (zonder jouw handtekening wordt je pakket waarschijnlijk niet verzonden)

Maak je commerciële factuur met onze gratis tool

Internationaal bestellen wordt steeds eenvoudiger voor consumenten, maar internationaal verzenden vraagt voor online retailers toch wat meer. Een commercial invoice invullen is namelijk best wat werk. Daarom hebben we het iets handiger gemaakt voor je: met deze handige tool vul je het exportdocument zo in.

Op deze manier weet je zeker dat je ingevulde formulier aan alle actuele eisen voldoet en dat de gegevens correct zijn ingevuld.

Vul hieronder alle gegevens van je handelsfactuur in en download je kant-en-klare commercial invoice vervolgens gemakkelijk in pdf-formaat.

Hoe voeg je de commercial invoice toe aan je zending? 

Normaal gezien dien je drie kopieën van de commercial invoice toe te voegen: één voor het land waar je vanuit exporteert, één voor het land waarnaar je verzendt en één voor de ontvanger.

Twee van deze documenten stop je in een paklijsten-envelop aan de buitenkant van het pakket en de laatste commerciële factuur stop je in het pakket (voor de ontvanger).

Let er verder op dat je pakket aan de overige eisen voldoet:

• De doos waarin je het pakket verstuurt moet stevig genoeg zijn om een val van 1,5 meter te doorstaan.
• Het pakket moet opgevuld worden met opvulmateriaal (i.v.m. censuurregels mag je geen kranten gebruiken).
• De hoeken van de doos moeten verstevigd zijn met tape.

Laatste tip: het is belangrijk dat je altijd een kopie van de commercial invoice en eventueel van het CN22- of CN23-document bewaard. Als er fouten worden gemaakt in de afhandeling van de zending, kun je voor hoge douanekosten komen te staan. Wees dus voorbereid en bewaar een kopie!

Paperless Trade voor zendingen met DHL Express of UPS

Wanneer je verzendt via DHL Express of UPS, is het mogelijk om gebruik te maken van ‘Paperless Trade’. Dit houdt in dat douaneformulieren elektronisch worden verstuurd naar de vervoerder. Zodra je jouw internationale order verwerkt, worden de douaneformulieren direct doorgezet.

Zo bespaar je niet alleen tijd, printwerk en kosten, maar verminder je ook het risico dat documenten verloren gaan. Via Sendcloud wordt automatisch gebruikgemaakt van Paperless Trade wanneer je verzendt met DHL Express of UPS naar landen buiten de EU!

Commercial Invoice FAQ