Skip to main content

Worstel je met het vinden van de meest effectieve manier om je order tracking proces te optimaliseren? Zo ja, dan ben je niet de enige. 

Nu klanten steeds meer geïnteresseerd zijn in het volgen van hun bestellingen tijdens het verzendproces, is het voor e-commerce bedrijven van essentieel belang om een efficiënt systeem voor het volgen van bestellingen aan te bieden om aan de verwachtingen van je klanten te voldoen.

In dit artikel bespreken we best practices en strategieën die je kunnen helpen de order tracking van je webwinkel te stroomlijnen en de efficiëntie te verhogen zodat de klanttevredenheid toeneemt én je kosten dalen. 

​​Wat is order tracking en waarom is het belangrijk?

Het volgen van bestellingen is een cruciaal onderdeel van de e-commerce ervaring voor zowel bedrijven als klanten. Het stelt jou en je klanten in staat orders in real-time te volgen zodat het bezorgproces soepel en stressvrij verloopt. 

Wist je dat 71% van de klanten het liefst bij e-commerce bedrijven winkelt die real-time tracking updates aanbieden? 75% van hen laat een webshop zelfs in de steek als ze hun bestelling helemaal niet kunnen volgen. 

Klanten willen de status van hun bestelling weten, de geschatte levertijd en eventuele vertragingen. Als klanten op de hoogte worden gehouden van hun aankoop, hebben ze het gevoel meer controle te hebben over het proces, wat het vertrouwen en de loyaliteit vergroot. 

Aan de andere kant kan het ontbreken van order tracking leiden tot omzetverlies en negatieve recensies van klanten. 

Nog niet overtuigd? Laten we in de belangrijkste voordelen duiken die geoptimaliseerde order tracking je bedrijf kan opleveren.

Minder WISMO-vragen

WISMO-vragen (Where Is My Order?) kunnen de klantenservice overbelasten en zijn goed voor gemiddeld 80% van de klantenservicetickets. Het implementeren van een order tracking systeem vermindert het aantal van dit soort vragen en maakt teams vrij om zich op belangrijkere dingen te focussen. Met branded tracking pagina’s en automatische e-mails houd je klanten op de hoogte van hun bestelstatus en voorkom je dat je klantenservice overbelast raakt. 

Vertrouwen geven en angst vermijden

Het volgen van bestellingen kan klanten vertrouwen geven. Voor klanten kan wachten op een online bestelling stressvol zijn, maar met tracking kunnen ze de bezorgstatus in de gaten houden, waardoor de onzekerheid afneemt. Voor bedrijven helpt tracking bovendien bezorgproblemen te voorkomen en zorgt het ervoor dat bestellingen hun bestemming bereiken.

Minder gemiste bezorgpogingen

Door real-time updates over de bezorgstatus aan te bieden, inclusief de geschatte levertijd en informatie over het volgen van de zending, kunnen bedrijven klanten helpen gemiste leveringen te voorkomen. Met het volgen van bestellingen kunnen klanten plannen om hun pakket in ontvangst te nemen of ergens anders te laten bezorgen, zoals bij een buurman of op een servicepunt in de buurt.

Merkreputatie

Wist je dat het volgen van bestellingen essentieel is voor het behoud van een positieve merkreputatie? 68% van de klanten schrijft een recensie, maar dan vooral negatieve recensies. Ontevreden klanten kunnen het imago van een bedrijf snel aantasten. Met order tracking kom je tegemoet aan de behoeften van klanten en voorkom je slechte recensies, waardoor het vertrouwen en de klanttevredenheid omhoog gaat.

Behoud van klanten

Bijna alle klanten verwachten dat ze hun bestelling kunnen volgen, en 70% zal waarschijnlijk niet terugkeren naar een online winkel zonder order tracking. Investeren in systemen die dit soort transparantie bieden is noodzakelijk om aan de verwachtingen van de klant te voldoen, klanten te behouden en te voorkomen dat ze naar de concurrent overstappen.

Kosten verlagen

Door de bestelling van elke klant tijdens het gehele verzendproces in de gaten te houden, kun je met order tracking knelpunten in je verzendproces en het orderbeheer van je e-commerce opsporen.

Vertragingen voorkomen

Door de voortgang van orders goed in de gaten te houden, spoor je sneller problemen op die het op tijd leveren van pakketten kunnen beïnvloeden. Bovendien helpt het volgen  van bestellingen je ook je voorraadniveaus effectiever te beheren, waardoor je voorraadtekorten en andere problemen met de toeleveringsketen voorkomt.

8 best practices voor het optimaliseren van je order tracking

1: Automatiseer je ordertracking

Naarmate je e-commercebedrijf groeit, wordt het handmatig volgen van bestellingen moeilijker en tijdrovender. Door het volgen van bestellingen te automatiseren, kun je je activiteiten gemakkelijk opschalen terwijl je hetzelfde niveau van klantenservice en tevredenheid behoudt.

Bovendien maakt het kostbare tijd vrij voor je team, zodat zij zich op andere belangrijke taken kunnen richten en de werkdruk en de kans op fouten verminderen.

Bij automatisering wordt gebruik gemaakt van technologie om bestellingen te volgen en realtime updates te geven over waar bestellingen zich in het fulfilmentproces bevinden. Door dit te doen kun je tijd besparen, de klantenservice verbeteren en de algehele efficiëntie verhogen.

Er zijn verschillende manieren om het volgen van bestellingen te automatiseren, waaronder het integreren van je e-commerce platform met tracking opties van derden, het gebruik van automatische e-mail updates, of het gebruik van een API om de bestelgegevens te synchroniseren met je interne systemen.

Verzendsoftware zoals Sendcloud biedt een eenvoudige integratie met verschillende e-commerce platforms zoals Shopify, Magento en Prestashop. En je kunt er het hele verzendproces mee beheren, van inkomende bestelling tot retourzendingen in een uniek dashboard… en nog veel meer.

2. Wees proactief

Laten we eerlijk zijn: als er een bezorgprobleem is, geven klanten eerder de verkoper dan de vervoerder de schuld. En omdat vervoerders slechts beperkte tracking informatie tonen, moet je de communicatie in eigen hand nemen om je klanten nauwkeurig inzicht te geven in de voortgang van hun bestelling.

Daarom is het cruciaal om te investeren in je eigen tracking- en notificatiesysteem voor orders om klanten op de hoogte te houden tijdens het hele traject na de aankoop.

Het proactief versturen van relevante en duidelijke bezorgupdates zorgt niet alleen voor een betere winkelervaring, maar helpt ook om de merkloyaliteit te versterken en problemen met klantenondersteuning op de lange termijn te verminderen.

3. Bied een branded tracking ervaring

Wanneer klanten online iets kopen en het pakketje willen volgen, is het beter om ze niet slechts naar een algemene tracking pagina te sturen. In plaats daarvan kan je deze kans aangrijpen om een volledig aanpasbare, op maat gemaakte pagina te maken die bij jouw merk past. Deze pagina bevat alle informatie die klanten nodig hebben, zoals welke vervoerder gebruikt wordt, verzend- en leveringsdata, de locatie en status van het pakketje en de laatste updates. 

Let er daarnaast ook op via welke kanalen je tracking updates verstuurt. Naast merkconsistentie zijn klanten ook sneller geneigd om terug te komen wanneer zij tracking updates ontvangen via hun favoriete kanaal. 

Maar wat zijn de favoriete kanalen van je klanten in 2023? E-mail staat bovenaan de lijst, maar SMS-meldingen zijn nog steeds behoorlijk populair! Kijk maar eens hieronder:

Tracking updates kanaal

4. Optimaliseer je orderbevestiging

Het optimaliseren van je orderbevestiging is om verschillende redenen cruciaal om klanten een uitstekende tracking-ervaring te bieden.

Ten eerste wekt een goed geschreven e-mail met alle details van de bestelling vertrouwen bij de klant.

Ten tweede helpt een gepersonaliseerde e-mail met persoonlijke elementen bij het vergroten van je naamsbekendheid en merkloyaliteit. 

Ten slotte kan een geoptimaliseerde bevestigingsmail met een link naar je website voor upsell-mogelijkheden zorgen door klanten aan te moedigen om je website opnieuw te bezoeken en extra aankopen te doen.

Tips voor een optimale orderbevestiging:

  • Personaliseer de e-mail: De klant bij naam aanspreken voegt een persoonlijk tintje toe, waardoor ze zich gewaardeerd voelen.
  • Gebruik herkenbare merkelementen: Gebruik je bedrijfskleuren, logo en stijlelementen in je orderbevestigingsmail om ervoor te zorgen dat hij opvalt en er professioneel uitziet.
  • Deel de belangrijkste bestelgegevens: Zorg ervoor dat je alle noodzakelijke details van de bestelling vermeldt, zoals de totale kosten, het bestelnummer, de leveringsgegevens, enz.
  • Voeg een call-to-action toe: Het opnemen van een call-to-action (CTA) kan het voor klanten gemakkelijker maken om hun bestelling te volgen, en vergroot de kans dat ze terugkeren naar je website.
  • Geef de mogelijkheid om te antwoorden: Voeg een e-mailadres toe waarop de klant direct vanuit de tracking e-mail kan reageren.
  • Gebruik de taal van je klanten: Verzend je naar het buitenland? Voorzie je klanten van tracking e-mails in hun eigen taal! (met Sendcloud is dit geautomatiseerd!)

5. Verzamel feedback over de bezorgervaring

Door feedback van klanten te verzamelen tijdens het bezorgproces, kom je erachter wat werkt en wat verbeterd moet worden.

Zo kun je bijvoorbeeld de prestaties van je vervoerder meten aan de hand van specifieke bezorgnormen en betere verzendkeuzes maken, zodat je aan de bezorgverwachtingen van je klanten kunt voldoen.

Maar waarom stoppen bij het meten van klanttevredenheid? Ga een stap verder en koppel je trackingpagina aan je Google Analytics-account. Zo krijg je meer diepgaande inzichten in hoe klanten je merk ervaren. Door real-time feedback te verzamelen en alle touchpoints te analyseren, kun je eventuele problemen in je klantervaring opsporen en deze aanpakken.

Reviews van klanten zijn een fantastische manier om te laten zien dat andere mensen tevreden zijn en zo vertrouwen te geven aan nieuwe klanten. Toon dus positieve klantbeoordelingen op je website om het succes van je merk te benadrukken.

order tracking feedback

6: Stimuleer herhaalaankopen met speciale aanbiedingen

Tracking tools zijn een effectieve manier om promotiecampagnes te voeren voor je webwinkel. Omdat de tracking e-mails alleen worden gestuurd naar degenen die eerder bij je webwinkel hebben besteld, bereik je precies de juiste doelgroep.

Je kunt je branded tracking pagina gebruiken om speciale aanbiedingen en kortingen te promoten. Door de aankoopgeschiedenis en het surfgedrag van je klanten te analyseren, kun je voorspellen in welke producten je klanten geïnteresseerd zouden kunnen zijn, om die vervolgens op de tracking pagina weer te geven. Dit is een uitstekende gelegenheid om klanten aan te moedigen herhaalaankopen te doen.

Je kunt de branded tracking pagina ook gebruiken om nieuwe product releases te promoten. Voeg bijvoorbeeld een teaser of countdown toe op de tracking pagina om buzz te creëren.

7 : Volg retourzendingen

Door retourzendingen te volgen, blijf je op de hoogte van welke producten worden teruggestuurd, waarom ze worden teruggestuurd, en hoe vaak dat gebeurt. Zo kun je in de toekomst een grote hoeveelheid retourzendingen voorkomen en de hoge kosten van het aanvullen van geretourneerde artikelen vermijden. 

Wist je dat 36% van de online shoppers het volgen van het retourpakket het belangrijkste onderdeel van een retourbeleid vindt? 

Het volgen van retouren geeft je klanten zicht op de status van hun geretourneerde artikel, en ontvangt real-time meldingen.

Een manier om retouren voor je e-commerce winkel te volgen is door een retouroplossing te integreren die het proces automatiseert en stroomlijnt. Met deze oplossingen kunnen klanten meestal een retourzending initiëren, een retourlabel genereren en de status van hun retourzending volgen. Ze bieden ook analyses en inzichten in retourtrends, waardoor je betere zakelijke beslissingen kunt nemen.

Retouren

Leer meer over het Sendcloud retourportaal >>>

8: Geef duidelijke tracking instructies

Het is belangrijk om duidelijke instructies op te nemen over hoe je de bestelling kunt volgen om vertrouwen op te bouwen bij je klanten. Hier enkele tips:

  • Gebruik visuals: Soms is zien gemakkelijker dan lezen. Overweeg een visuele gids of infographic op te nemen over hoe je bestellingen kunt volgen.
  • Zorg voor klantenondersteuning: Laat je klanten weten dat als ze vragen of zorgen hebben over hun tracking informatie, ze rechtstreeks contact met je kunnen opnemen. Zorg voor duidelijke contactinformatie voor klantenondersteuning.
  • Anticipeer op vragen van klanten: Denk na over de meest voorkomende vragen die klanten kunnen hebben bij het volgen van hun bestelling, en geef proactief eenvoudig te begrijpen antwoorden op deze vragen.
  • Deel zo snel mogelijk het trackingnummer: Zorg ervoor dat je zo snel mogelijk nadat de bestelling is verzonden een trackingnummer stuurt. Je kunt dit opnemen in de e-mail ter bevestiging van de bestelling, en op de pagina met de bestelgeschiedenis.
  • Leid klanten naar het volgsysteem: Laat klanten weten waar ze terecht kunnen om hun pakket te volgen. Geef een link naar je trackingpagina of de website van de vervoerder, en geef instructies over waar je het trackingnummer kunt invoeren.
  • Gebruik eenvoudige taal: Vermijd het gebruik van technische termen die onbekend kunnen zijn voor je klanten. Als je ze toch moet gebruiken, leg dan kort uit wat ze betekenen.

Investeer in e-commerce verzendsoftware met tracking opties

Sendcloud biedt verzendsoftware waarmee e-commercebedrijven hun verzendproces gemakkelijk kunnen beheren. Het biedt verzendautomatisering, het afdrukken van labels, tracking, retourbeheer en nog veel meer.

Waarom kan een verzendplatform de beste oplossing zijn om de orders van je klanten te tracken? We hebben een paar hints voor je:

  • Alle bestellingen in één platform: Sendcloud integreert met populaire e-commerce platforms zoals Shopify, WooCommerce en Magento en importeert automatisch bestellingen, waardoor je ze direct in Sendcloud kunt beheren.
  • Real-time tracking: Sendcloud werkt automatisch de tracking informatie voor elke zending bij, en je kunt de status van elke bestelling in realtime volgen.
  • Geautomatiseerde updates: Stuur aanpasbare updates naar je klanten wanneer hun bestelling is verzonden, onderweg is of is afgeleverd.
  • Branded tracking pagina: Je kunt je klanten voorzien van een aantrekkelijke tracking pagina die je kunt personaliseren met promotie, banner en je berichten op sociale media.
  • Retourzendingen volgen: Houd je klanten op de hoogte met berichten over retourzendingen, en blijf top-of-mind wanneer het tijd is voor hun volgende aankoop. 
  • Bekijk analytics: Tot slot biedt Sendcloud analyses en rapporten over je verzendprestaties. Gebruik deze rapporten om je verzendgegevens te analyseren en kansen voor verbetering te identificeren.

Nog niet overtuigd? 

Plan een gratis demo met ons team en ontdek wat Sendcloud jouw e-commerce bedrijf te bieden heeft!

Daniëlle Elbertse

Daniëlle Elbertse is werkzaam als Marketing Specialist bij Sendcloud. Met haar expertise op het gebied van IT en e-commerce logistiek helpt ze online retailers met het optimaliseren van hun verzendstrategie.

Begin vandaag nog met slimmer verzenden

Start gratis
Ingesteld in 5 minuten Geen technische kennis nodig Gratis support
Stars

Meer dan 2000 vijf sterren reviews

G2 Crowd Logo Trustpilot Logo Capterra Logo