De vooruitzichten zijn rooskleurig: online aankopen blijven stijgen! Ben jij er klaar voor? Of zie jij door alle dozen je producten niet meer? Pakketvervoerders zien het aantal pakketverzendingen jaarlijks enorm stijgen. Dat is niet gek, want de verwachting is dat de totale online B2C-verkopen naar 27 miljard euro zullen stijgen in 2020! Maar met deze enorme aantallen, kan er nog weleens wat fout gaan in het versturen van pakketten. We zullen verder ingaan op hoe je schade of verlies kunt voorkomen. En wat te doen bij beschadigde of verloren pakketten tijdens de zending.

Pakketten versturen, wat komt er allemaal bij kijken?

Het lijkt een minder belangrijk onderdeel van je verkoopproces, maar pakketten versturen is één van de belangrijkste onderdelen van de verkoop. Zonder geleverd product, geen tevreden klanten of zelfs verlies van klanten. Om het verzendproces zo soepel mogelijk te laten verlopen, is het belangrijk dat het pakket goed geadresseerd is en veilig verpakt.

Voor de hand liggend, we weten het! Maar toch gaat er nog vaak wat fout. Waar moet je op letten tijdens het versturen van je pakketten? We beginnen met een aantal tips over verzendlabels en het verpakkingsmateriaal.

De juiste verzendlabels

Zonder verzendlabel gaat jouw pakket helemaal nergens naartoe. Het verzendlabel is belangrijk, want hierdoor kunnen de pakketten gescand en gevolgd worden. Daarnaast is het een bewijs van overeenkomst tussen jou en de pakketvervoerder. Wanneer je jouw producten aanvullend verzekerd verzendt, geldt het verzendlabel (met Track & Trace code) tevens als verzekeringsbewijs. Tips voor verzendlabels:

  • Aantal adresregels: werk met minimaal 3 en maximaal 6 adresregels.
  • Correct geschreven naam: let op correcte spelling. Door alle haast kan er vaak nog wat fout gaan. Check, check en dubbel check dus!
  • Volgorde adresregels: naam, straatnaam en huisnummer, postcode en plaatsnaam. Zorg ervoor dat je met spaties werkt tussen de cijfers en letters van de postcode en tussen de postcode en plaatsnaam.
  • Geen onderstreep of schuingedrukte letters: doordat pakketten automatisch worden gescand, kun je het best onderstreepte of schuingedrukte letters vermijden. Zo verklein je de kans dat er iets mis gaat tijdens het scannen van de pakketten bij de pakketvervoerder.
  • Adressering: vermeld altijd het e-mailadres en het telefoonnummer van de klant. Hierdoor verhoog je de kans aanzienlijk dat het pakket daadwerkelijk wordt afgeleverd.
  • B2B of B2C: vermeld altijd de bedrijfsnaam wanneer er op een zakelijk adres geleverd wordt, anders heb je kans dat deze niet geleverd gaat worden. Dus ook als je een privé bestelling laat leveren bij je werk, vermeldt dan altijd het bedrijf.

Sendcloud verzendlabel

Wist je dat je extra voorzichtig moet zijn met plakband? Wanneer je gebruikmaakt van verzendlabels zonder plakstrip, kun je het best plakband aan de zijkanten van de labels plakken en dit zo bevestigen op de doos. Het kan namelijk zijn, wanneer je plakband over de barcode plakt, dat deze niet meer te scannen is.

Verpakkingsmateriaal

Er worden nog vaak fouten gemaakt in het verpakken van de producten. Het materiaal en de wijze van inpakken, kan de kans op schade aanzienlijk beperken. Het kost iets meer moeite, maar het is de moeite waard. Als verpakkingsmateriaal raden we kartonnen dozen aan. Waarom? De verpakking moet namelijk sterk genoeg zijn voor het gewicht van de inhoud.

Hoe pak je nu jouw producten zo in dat je de kans op schade beperkt? Wij sommen de belangrijkste tips graag voor je op:

  • Beperk de ruimte tussen product en verpakking. Vul ruimte tussen product en doos op met piepschuim of bubbelfolie. Bedek de hoeken van het pakket met extra tape.
  • Wanneer je producten kwetsbaar zijn of wanneer je kleding verzendt, werk dan met waarschuwingstape voorzien van de tekst ‘niet snijden’.
  • Gebruik sterke tape om te voorkomen dat de doos open kan scheuren. Beperk het gebruik van plakband, tenzij deze minstens 5 centimeter breed is.
  • Bij breekbare producten is het aanbevolen om te werken met (golf)karton dat meerdere lagen bevat. Wees gewaarschuwd, breekbare goederen zijn bij schade namelijk standaard uitgesloten van een schadevergoeding, mits er een verpakkingsovereenkomst met de vervoerder is afgesloten.

Golfkarton Sendcloud

Houd er verder rekening mee dat per vervoerder pakketten een minimale en maximale afmeting hebben en er een maximum zit aan het gewicht van pakketten. Voor de exacte afmetingen per vervoerder verwijzen kun je onze support omgeving checken.

Verpakkingseisen internationaal verzenden

Ga je internationaal verzenden? Dan zijn er speciale eisen voor de verpakking:

  • De verpakking moet volgens internationale regels tegen een val van 1.5 meter kunnen.
  • Gebruik géén krantenpapier als opvulmateriaal, in verband met bepaalde censuurregels.
  • Wanneer je gevaarlijke goederen verzendt (zoals vloeibare stoffen of producten die slecht zijn voor het milieu) dan dien je het identificatienummer van gevaarlijke goederen in te vullen (UN- of ID-nummer), inclusief een gevarenetiket.
  • Vermeldt altijd de naam en het adres van de afzender en de geadresseerde
  • Wanneer je buiten Europa verzendt dien je een douaneformulier in te vullen en een douaneverklaring toe te voegen. Ook een commercial invoice is benodigd.

Meer over internationaal verzenden? Lees het hier!

Beschadigde pakketten

Mocht er ondanks al jouw voorzorgmaatregelen toch iets misgaan met je verzending en is de inhoud van je pakket beschadigd? Dan kun je een schadeclaim indienen, mits je pakket aanvullend is verzekerd. Standaard zijn pakketten niet verzekerd.

Wanneer je te maken krijgt met beschadigde pakketten en je bent niet verzekerd, dan kun je enkel een melding maken zodat de bezorger wordt aangesproken. Het bedrag van je verzonden pakket ben je kwijt.

Wanneer je jouw pakket aanvullend hebt verzekerd, kom je in aanmerking voor een schadevergoeding. Je kunt pakketten verzekeren tot zelfgekozen bedragen zoals €500 of €2500. Claims dienen tijdig te worden gemeld, de termijn hiervan verschilt per vervoerder. Om er zeker van te zijn dat je er op tijd bij bent, dien je de claim binnen 5 werkdagen te melden.

Voor het indienden van schade dien je een aantal zaken te vermelden bij de claim:

  • Trackingcode van de zending
  • Foto’s van de buitenverpakking en de dikte van het karton
  • Foto’s van de binnenzijde van de verpakking en eventueel opvulmateriaal
  • Foto’s van de daadwerkelijke schade aan het product
  • Kopie inkoop- en verkoopfactuur van de goederen

Goed om te weten is dat indirecte schade niet zal worden vergoed. Hierbij kun je denken aan gevolgschade of benzinekosten.

Dozen Sendcloud

Vermiste pakketten

Wanneer je pakketten verstuurt, is er een kans dat je pakketten vermist raken. Gezien het de nachtmerrie van iedere webshop is, is het goed om te weten wat je kunt doen wanneer je pakket vermist is.
Allereerst dient de vervoerder je zending officieel vermist te verklaren. Wanneer dit het geval is, kun je een vermissingsclaim laten starten. De volgende gegevens zijn daarvoor nodig:

  • Trackingcode van de zending
  • Afhaal- en afleveradres
  • Datum van afhaling
  • Uiterlijke kenmerken van de zending (kleur doos, kleur tape, afmetingen en gewichten)
  • Nauwkeurige inhoudsomschrijving van je zending
  • Inkoop- en verkoopfactuur

Deze gegevens kun je opsturen naar de klantenservice van de partij waarmee je verzonden hebt, zoals Sendcloud of directe pakketvervoerders. Als je pakket officieel vermist is verklaard, kom je alleen in aanmerking voor een schadevergoeding wanneer je jouw zending aanvullend hebt verzekerd.

Vergeet niet om je klant direct te informeren over de situatie en biedt indien mogelijk vervangende zendingen aan om klachten en negatieve recensies te voorkomen.

Pakket vertraagd of niet te traceren

Je gaat er niet vanuit, maar pakketten kunnen vertraging oplopen of niet traceerbaar zijn tijdens het verzendproces. Wanneer dit het geval is, kun je een onderzoek laten starten. Dit doe je door contact op te nemen met de vervoersservice waar je mee hebt verzonden.

Hiervoor zijn dezelfde gegevens nodig als bij vermiste pakketten. Vervoerders zullen binnen gemiddeld 5 werkdagen een uitsluitsel geven of een update over het onderzoek. Dit lukt niet altijd, geduld wordt hierbij dus op de proef gesteld!

Belangrijk: wanneer je pakketten niet verzekerd zijn, dan ben jij verantwoordelijk voor de verzending van je producten totdat ze zijn ontvangen door de klant. Wanneer producten vermist of beschadigd zijn, ben je jouw klant dus altijd een nieuwe verzending schuldig die je zelf dient te vergoeden.

Tot slot

Samenvattend kunnen we zeggen dat het gewoon ‘super balen’ is als er iets met je pakket gebeurt tijdens het verzendproces. Er is echter geen man overboord wanneer je jouw pakketten verzekerd en goed verpakt. Wij raden dus zeker aan om je pakketten te verzekeren, wanneer je relatief dure producten verzendt.

Voor relatief goedkope producten, zoals telefoonhoesjes van 5 euro, zou je zelf het risico op je kunnen nemen. Indien er wat gebeurt met de zending, ben je jouw klant altijd een nieuwe verzending schuldig. Wees dus voorbereid op de te nemen stappen bij een beschadigd of vermist pakket. Betrek de klant altijd bij de oplossing, zodat je begrip creëert voor de situatie.

Beoordeel dit artikel en laat ons weten wat je ervan vindt

4.7/5 3 ratings

Leave a Reply