Verzendlabels zijn complexer dan ze lijken. Of je nu een kleine of een grote webshop beheert: als je iets fout doet met het verzendlabel, kan het snel een duur en inefficiënt grapje worden. Het kan er bovendien zelfs voor zorgen dat pakketten niet worden afgeleverd.
Het maakt niet uit of je op het punt staat je eerste producten te verzenden en op zoek bent naar nuttige tips of dat je al langer pakketten verzendt: onze handleiding voor verzendlabels laat geen detail onbesproken over dit onderdeel van e-commerce logistiek.
In dit artikel helpen we je inzicht te krijgen in het volgende:
- Wat is een verzendlabel en wat is de functie ervan?
- Hoe werkt een verzendlabel?
- Hoe maak ik een verzendlabel?
- Hoe druk ik een verzendlabel af?
- Waar op de doos moet ik het verzendlabel plakken?
- Extra informatie op het verzendlabel
Met al deze tips voorkom je dat je pakketten niet worden afgeleverd vanwege fouten in je verzendlabels. En zo bespaar je meteen ook tijd en geld!
Wat is een verzendlabel?
Verzendlabels bevatten de belangrijkste informatie voor de vervoerder die het pakket van de vertreklocatie (je magazijn) naar de eindbestemming (je klant) brengt.
De belangrijkste informatie omvat:
- Datum
- Trackingnummer
- Formaat & gewicht van het pakket
- Verzendadres (postcode, land, regio etc.)
- Bezorgadres (postcode, land, regio etc.)
Verzendlabels kunnen ook de inhoud specificeren, met name bij internationale zendingen. Daarnaast bevatten ze informatie over de verzendmethode (bijv. Express, Standard, etc.) voor de vervoerder, om ervoor te zorgen dat de service waarvoor is betaald ook wordt geleverd.
Elk label is uniek en je kunt oude labels niet hergebruiken. Voor elke levering moet een nieuw label worden aangemaakt!
Hoe werkt een verzendlabel?
Een verzendlabel bevat informatie die nodig is om het pakket naar de juiste bestemming te leiden en te kunnen volgen. Ze zijn ontworpen om te worden gelezen door mensen en machines, dus ze moeten duidelijk en eenvoudig te scannen zijn.
Elke vervoerder heeft zijn label zo ontworpen dat het werkt voor zijn eigen sorteer- en verzendproces, dus het is essentieel dat je hun sjablonen gebruikt.
Op een verzendlabel zie je barcodes, cijfers en letters. Deze zijn allemaal onmisbaar voor het proces. Elk gedeelte levert informatie aan specifieke onderdelen van de keten.
De anatomie van een verzendlabel
1: Naam en het adres van de afzender
2: Naam en het adres van de ontvanger
3: MaxiCode (een code die in alle richtingen kan worden gelezen door een machine)
4: Routeringscode (een code die vertelt hoe het pakket moet worden gerouteerd binnen de sorteerafdeling)
5: Barcode voor de postcode van bestemming
6: Trackingnummer (het nummer dat de klant heeft gekregen om het pakket te volgen)
7: Serviceniveau (de gekozen verzendmethode die door de vervoerder wordt aangeboden)
De meeste informatie wordt automatisch gegenereerd door de vervoerder. De belangrijkste informatie die je nodig hebt is:
- Naam en adres van de afzender
- Naam en adres van de ontvanger
- De servicemethode
Belangrijk: het standaardformaat voor verzendlabels is 10 x 15 cm. Past dit niet op je pakket, dan zijn er ook andere standaarden: 15 x 7 cm en 10 x 10 cm.
DPD verzendlabel
De afbeelding hierboven geeft een voorbeeld van een DPD verzendlabel weer. De naam en het adres van de ontvanger worden linksboven weergegeven. Daarnaast wordt verticaal de naam en het adres van de afzender weergegeven.
Onder de ontvanger informatie wordt het gewicht vermeldt en daarnaast staat de MaxiCode. In het vlak daaronder worden de routeringscode, het trackingnummer en het servicenummer weergegeven. Het verzendlabel van DPD wordt afgesloten met de barcode.
Verzendlabel bpost
Verzendlabels van bpost worden horizontaal geprint. Het logo van de vervoerder wordt linksboven weergegeven en op dezelfde hoogte wordt de ‘geldig tot’ datum geprint. Onder de datum staat het afzenderadres. In het midden van het label wordt de barcode vermeld.
Daaronder wordt het adres van de ontvanger weergegeven en rechts daarvan wordt het gewicht vermeld.
UPS verzendlabel
Verzendlabels van UPS worden net als bij de labels van DPD verticaal afgedrukt. Bovenin wordt het adres van de ontvanger weergegeven en worden de belangrijkste gegevens van de zending vermeld.
Ook de UPS verzendlabels bevatten een MaxiCode. Onderaan wordt dan nog de barcode weergegeven.
Verzendlabel DHL
DHL verzendlabels zijn goed te herkennen aan het logo rechtsboven. Het afzender en ontvanger adres worden onder elkaar weergegeven. Daaronder wordt nog wat aanvullende informatie weergegeven zoals het gewicht van de zending.
Ook bij DHL wordt vervolgens afgesloten met de nodige codes die gescand worden ter verwerking.
GLS verzendlabel
De verzendlabels van GLS worden horizontaal geprint. Linksboven wordt het afzender adres weergegeven en daaronder in het vlak het adres van de ontvanger. Daaronder volgt de barcode en rechts daarvan worden extra gegevens over het label weergegeven.
Gratis template tool voor verzendlabels
Om het je makkelijk te maken hebben we een gratis template tool voor je ontwikkeld, waarmee je super makkelijk verzendlabels kunt opmaken. Vul de gevraagde informatie in en download de PDF. Let op: het verzendlabel moet dan nog gefrankeerd worden.
Hoe maak ik een verzendlabel?
Vervoerders stellen specifieke eisen aan hun verzendlabels. Je kunt dan ook niet je eigen sjabloon maken of een label met de hand invullen. Bij het maken van een verzendlabel moet je de vereisten van de vervoerder volgen.
Je kunt:
- naar een postkantoor bij jou in de buurt gaan en daar een label kopen
- of het label zelf aanmaken
Als je verzendlabels koopt bij een postkantoor, dan betaal je de detailhandelsprijs voor de porto (de duurste prijsklasse voor verzendlabels).
3 methoden om eigen verzendlabels te maken
Je verzendlabels zelf maken heeft een aantal voordelen, waaronder kortingen op de porto en van tevoren plannen wanneer het pakket wordt afgehaald, zodat je niet hoeft te wachten op het postkantoor.
Er zijn zelfs methoden om het proces te automatiseren, zodat je handmatige invoer tot een minimum kunt beperken.
1: Je eigen labels online maken
Je kunt verzendlabels maken via de online tools van vervoerders. Elke vervoerder heeft zijn eigen online tool waarmee je verzendlabels kunt maken die voldoen aan hun specifieke vereisten. Ga naar de website, vul het labelsjabloon in en download het bestand zodat je het label kunt afdrukken.
Helaas is dit niet de snelste methode, want voor elke order moet je de site weer bezoeken en handmatig gegevens invoeren.
2: Software voor verzendlabels gebruiken
Met behulp van software kun je het verzendlabelsjabloon van een vervoerder downloaden en het label lokaal op je computer invullen. Zo kun je ook het proces aanpassen, met opties voor automatisering en offline werken.
3: Volledig automatiseren via een verzendplatform
Als je met een verzendplatform werkt kun je automatisch orderinformatie van meerdere vervoerders samenvoegen om formulieren snel en efficiënt in te vullen.
Een goede verzendtool is direct gekoppeld aan je webshop en andere online verkooppunten, haalt de benodigde orderinformatie voor het verzendlabel op en helpt jou om het label automatisch in het juiste sjabloon te maken.
Als je een groot aantal orders hebt, kan een verzendtool je veel tijd en moeite besparen, want je hoeft dan niet meer handmatig labels in te vullen.
Wanneer je een verzendtool overweegt, denk dan aan het volgende:
- Welke verkoopplatforms (Shopify, Magento etc.) wil ik integreren?
- Hoeveel zendingen heb ik per maand?
- Wat zijn mijn bestemmingen? Verzend ik internationaal?
Wanneer is het tijd voor de volgende stap?
Hoeveel pakketten je ook verzendt, probeer te voorkomen dat je in het postkantoor je verzendlabels moet kopen voor retailprijzen.
Dit is over het algemeen veel duurder en tijdrovender dan nodig. De bovenstaande methoden helpen je om geld en tijd te besparen.
Verzend je minder dan 10 pakketten per week?
Wanneer je minder dan 10 pakketten verzendt per week, maak je verzendlabels dan online via de website van de vervoerder waarmee je wilt verzenden.
Onderzoek welke vervoerder de services biedt die je nodig hebt, voor de tarieven die je wenst. Denk ook na over andere services die voordelig voor je zouden kunnen zijn, zoals een vervoerder die het pakket bij je thuis of op kantoor ophaalt.
Als dit niet mogelijk is, kijk dan waar het regionale afgiftepunt is waar je de pakketten kunt afgeven. Je wilt geen tijd verspillen doordat je ver moet reizen om je pakketten aan de vervoerder te overhandigen.
Verzend je meer dan 10 pakketten per week?
Als je meer dan 10 pakketten per week verzendt, overweeg dan software voor het creëren van verzendlabels of een verzendtool.
Het verzendplatform van Sendcloud is gratis te gebruiken en biedt de mogelijkheid om verzendlabels te maken met vooraf afgesproken verzendtarieven. Integreer je webshop eenvoudig en combineer eenvoudig meerdere vervoerders.
Zo bied je je klanten controle over de service die zij willen. Andere voordelen van het gebruik van Sendcloud zijn toegang tot de branded tracking mails en het gepersonaliseerde retourportaal.
Of je nu enkele pakketten per week verzendt of meer dan 10.000: je zendingen automatiseren kan je tijd besparen en je proces vereenvoudigen.
En terwijl je webshop groeit, groeit Sendcloud met je mee dankzij de verschillende pakketten.
Hoe druk ik een verzendlabel af?
Bij het afdrukken van je verzendlabels, heb je ruwweg twee mogelijkheden: een standaard inkjet-/laserprinter of een thermolabelprinter waarvoor je geen inkt nodig hebt.
Inkjet- of laserprinters
We adviseren je met klem om geen inkjetprinters te gebruiken, maar als je slechts enkele labels per maand afdrukt, voldoen ze over het algemeen wel. Let er dan wel op dat alles op de pagina duidelijk en scherp is en dat de inkt niet vlekkerig is.
Ga je steeds meer labels printen, houd er dan rekening mee dat printerinkt duur is en dat deze optie dus steeds prijziger kan worden.
Laserprinters produceren hoogwaardige labels met een grotere precisie dan inkjetprinters, vooral als je speciale pakketlabels gebruikt. Maar dit kan een erg prijzige optie zijn, met dure labelvellen en tonercartridges die moeten worden vervangen. Geen geweldige optie dus als je elke maand een behoorlijke hoeveelheid labels afdrukt.
Tip: doordat je pakketten kunnen worden blootgesteld aan regen kan printpapier beschadigd raken, wat het label onleesbaar kan maken. Zorg daarom dat je het label beschermt door het waterdicht te maken. Gebruik doorzichtige tape of stop het label in een plastic hoesje. Als je er maar voor zorgt dat alles goed zichtbaar blijft en leesbaar is voor mensen en machines.
Thermolabelprinters
Thermolabelprinters zijn speciaal ontworpen voor het afdrukken van verzendlabels, wat ze de beste optie maakt. Je hoeft er geen extra spullen voor aan te schaffen, zoals inkt of een toner, behalve de rollen met labels. De printers maken met behulp van warmte vormen op het papier, wat zorgt voor nauwkeurige labels die lang meegaan.
Het zijn dure apparaten, maar toch is het goed om erin te investeren wanneer je begint met het afdrukken van een grote hoeveelheid labels, en de kosten van de producten die je voor de bovenstaande opties nodig hebt, te hoog worden.
Waar op de doos moet ik het verzendlabel plakken?
Een verzendlabel moet op de langste zijde van je pakket worden geplakt en dan het liefst bovenop, vooral als er een instructielabel met ‘Deze zijde boven’ op het pakket staat.
Het verzendlabel moet het juiste formaat hebben, zodat het in z’n geheel op de zijde past waarop het geplakt wordt. Zorg ervoor dat het niet over hoeken wordt gevouwen; belangrijke informatie wordt dan mogelijk niet gezien of kan niet worden gescand.
Let erop dat de labels stevig vastzitten, zonder opstaande randjes, en zonder bobbels die het label kunnen beschadigen of onleesbaar kunnen maken. Zorg er dus te allen tijden voor dat het hele label zichtbaar en goed leesbaar is!
Extra informatie op het label voor de bezorging
Sommige vervoerders eisen dat je op het pakket aangeeft wat erin zit, vooral bij internationale zendingen. Bij andere vervoerders is het echter juist weer niet toegestaan. Raadpleeg daarom altijd de algemene voorwaarden van de vervoerder om te weten of er aanvullende informatie nodig of toegestaan is.
Het verzendlabel zorgt ervoor dat je goederen in goede staat aankomen, wat essentieel is voor de tevredenheid van je klanten. Zo voorkom je slechte reviews of extra kosten voor vervangende exemplaren en opnieuw afleveren.
Heb je zelf nog tips voor verzendlabels? Laat het ons weten! En heb je nog vragen, laat dan gerust een reactie achter.
Meer weten? Ontdek dan meer over hoe Sendcloud werkt.
