Vandaag is het makkelijker dan ooit om te starten als webondernemer of je bedrijf van een virtueel verlengstuk te voorzien. Maar wil je je e-shop volgens de regels van de kunst uitbouwen, besteed dan zeker voldoende aandacht aan de fiscale en juridische kant van de zaak. In 5 veelgestelde vragen zetten we de spelregels op een rij.

Natuurlijk staat of valt je webshop door meer factoren dan enkel de juiste regels toe te passen: een uitgekiende verkoopstrategie, een doordachte logistieke flow, een handig online betaalsysteem,… Toch mag je ook de wettelijke verplichtingen niet uit het oog verliezen. In je virtuele winkel kunnen de kleine lettertjes namelijk een groot verschil maken.

1. Moet ik zelfstandige worden?

De term ‘shop’ zegt het al: als je iets verkoopt, doe je dat inderdaad met een zelfstandig statuut. Je hebt een ondernemingsnummer (= btw-nummer) nodig en betaalt elke drie maanden sociale bijdragen, berekend op je inkomsten. Heb je naast je webshop geen ander inkomen? Dan word je automatisch zelfstandige in hoofdberoep.
Bijberoeper word je wanneer je naast je zelfstandige activiteit ook nog minstens halftijds in loondienst werkt of recht hebt op een uitkering of een rust- of invaliditeitspensioen opbouwt. Hoeveel je verdient met je zelfstandige activiteit, is dus irrelevant – je mag gerust méér verdienen met je activiteit in bijberoep dan als loontrekkende.
Wil je zelfstandige in bijberoep worden, dan moet je dezelfde administratieve formaliteiten vervullen als de zelfstandige in hoofdberoep. Je betaalt sociale bijdragen en je meldt je aan bij een sociaal verzekeringsfonds.

2. Heb ik een vergunning nodig?

Een e-shop starten op zich is niet vergunningsplichtig, maar je hebt wel vergunningen nodig om bepaalde producten of diensten te mogen verkopen. Ga je bijvoorbeeld voedingsmiddelen aan de man brengen? Dan heb je een eetwarenvergunning nodig. Het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) doet de controle en levert de vergunning af. Je betaalt elk jaar een taks aan het FAVV. Dat bedrag hangt af van de sector en de grootte van je bedrijf.
Ook voor onder meer alcohol en tabakswaren heb je een specifieke vergunning voor nodig. Sommige moet je trouwens al op zak hebben vóór je je bedrijf inschrijft in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). In praktijk kan je de voorafgaandelijke vergunningen meestal samen met je inschrijving regelen bij het ondernemingsloket.

3. Moet ik btw rekenen aan mijn klanten?

Mik je enkel op België, dan reken je de ‘normale’ btw aan. Lever je binnen de Europese Economische Ruimte (EER), dan wordt het wat technischer. Je vraagt ook btw, tenzij je aan bedrijven verkoopt. Dan wordt de btw ‘verlegd’ naar de ontvanger van de goederen. Wanneer je je shop openstelt naar de hele wereld, dan krijg je zelfs met douanekosten te maken.
Voor de meeste producten of diensten geldt het btw-tarief van 21%. Valt jouw business dus niet onder de uitzonderingen van 6% of 12%, dan reken je klanten 21% btw aan op je facturen. Klop zeker aan bij je boekhouder, zodat je niet verdwaalt in dit fiscale doolhof.
Maar voor je gaat uitvissen onder welk btw-tarief jouw producten of diensten vallen, nog dit: als ‘kleine onderneming’ (bijvoorbeeld als je net start of in bijberoep werkt) kan je kiezen voor een vrijstelling van btw. Per jaar mag je dan maximaal 25.000 euro omzet maken, zonder dat je je klanten btw aanrekent.

Heb je minder dan €25 000 omzet per jaar? Dan kan je kiezen om vrijgesteld te worden van BTW.

4. Hoe spring ik om met klantengegevens?

Je moet helder aangeven welke klantengegevens je bijhoudt en wat je ermee doet. Volgens de wet op de privacy mag je geen gegevens doorspelen aan andere partijen en ze zelf enkel gebruiken voor de bestelling. Ook belangrijk: op formulieren – bijvoorbeeld om in te schrijven op e-mails – mag je geen invulvakjes op voorhand aanvinken. Je moet dus altijd toestemming krijgen om reclamemails te versturen.

5. Welke info moet ik verplicht vermelden?

Je eigen gegevens. Bovenaan plaats je je handelsnaam, je ondernemingsvorm (eenmanszaak of vennootschap), je adres, contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres) en btw- of ondernemingsnummer.

De leveringsvoorwaarden. Het gebied (land) waar je levert, de termijn en de kosten ervan. Best vermeld je ook dat je niet aansprakelijk bent bij vertraging van de bezorger (post of koerierdienst). Vergeet ook niet dat je product binnen de 30 dagen bij de klant moet liggen, vertraging of niet. Gebeurt dit niet, dan kan die de bestelling annuleren. Een klant heeft trouwens tot 14 dagen na de levering tijd om zich te bedenken. Het volstaat dat hij/zij je dit binnen die termijn schriftelijk (of via mail) laat weten. Zodra je het product teruggekregen hebt van je klant, moet jij binnen de 14 dagen de totale kost (dus inclusief verzendkosten) terugbetalen. Je kan hierover meer lezen in ons blog over het herroepingsrecht.
Betalingen. Doe je prijzenbeleid uit de doeken: de btw, eventuele extra kosten, de verzendingskosten en de totale prijs. Som ook de betaalmogelijkheden op. Zet deze info ook op de pagina waar je klant afrekent. Bij de betaalknop moet ook staan: ‘Bestelling met betalingsverplichting’.

Aanrader: voorzie een rubriek algemene voorwaarden waarin je alle wettelijke informatie over je webshop en je producten verzamelt. Je dekt er jezelf mee in en versterkt tegelijk het vertrouwen van je bezoeker – als je algemene voorwaarden tenminste helder en beknopt geformuleerd zijn. De voorwaarden komen best op een aparte webpagina die duidelijk zichtbaar en overal toegankelijk is vanop je site. Vlak voor het betaalproces toon je nog eens duidelijk de link, en plaats je best een zin als “Door uw bestelling te plaatsen, gaat u akkoord met de algemene voorwaarden.” Na de aankoop heb je nog eens de informatieplicht. Stuur dus de voorwaarden nog eens als bijlage mee met een bevestigingsmail.

Klaar om te starten als webondernemer? Schrijf je dan snel bij het Xerius ondernemingsloket.

Over de auteur
Britt Marlier werkt al 5 jaar als Conversation manager & Content marketeer bij Xerius. Britt gebruikt haar liefde voor content en social media om zoveel mogelijk mensen bewust te maken van de mooie kanten en de vele kansen van het ondernemerschap.

Leave a Reply