Regelmatig krijgen wij van onze klanten vragen over het berekenen van BTW over verzendkosten op de factuur. Enkele voorbeelden van vragen die we vaak krijgen zijn:

  • Is er BTW op verzendkosten van toepassing?
  • Waarom moet ik BTW over verzendkosten rekenen?
  • Welk BTW tarief geldt er voor verzendkosten (hoog of laag)?
  • Hoe bereken ik verzendkosten door aan mijn klanten?

De regels van de belastingdienst kunnen soms best ingewikkeld zijn om te begrijpen, dus we vertellen je graag alles dat je moet weten over BTW over verzendkosten. 

BTW over verzendkosten, hoe zit het precies?

Zie je door de bomen het bos niet meer? Laten we eens naar de meest gestelde vragen kijken!

Moet er BTW over verzendkosten worden betaald?

Ja, je berekent altijd BTW over het totaalbedrag op je factuur. Dit is dus inclusief de verzendkosten.

Lever je goederen of diensten, dan moet je BTW in rekening brengen. BTW breng je altijd in rekening over het volledige bedrag dat de klant moet betalen.

Hierbij horen dus ook zaken als verzendkosten, reiskosten, telefoonkosten en verpakkingskosten (behalve statiegeld).

Hieronder vind je een simpel voorbeeld van een goede en een foute factuur wat betreft BTW bij verzendkosten. Hoewel het verschil klein lijkt, kan het aan het einde van het jaar flink in de papieren lopen.

Goed
Schoenen (excl. BTW)
Verzendkosten (excl. BTW)
BTW 21%
Totaal
50,00
5,99
11,76
67,75
Fout
Schoenen (excl. BTW)
BTW 21%
Verzendkosten
Totaal
50,00
10,50
5,99
66,94

Waarom moet ik BTW rekenen over verzendkosten?

Veel mensen begrijpen niet waarom BTW over verzendkosten berekend moet worden. We leggen je graag uit waarom de Belastingdienst dit van je vraagt.

Als je geen BTW over verzendkosten zou moeten betalen, zou je belasting kunnen ontduiken. Je kunt er dan namelijk voor kiezen om een lager bedrag voor goederen te rekenen en een hoger bedrag voor verzendkosten.

Zo zou je over een lager bedrag BTW hoeven te betalen en dat wil de Belastingdienst natuurlijk voorkomen. Daarom zijn verzendkosten niet BTW vrij.

Welk BTW tarief moet je gebruiken voor verzendkosten?

Je gebruikt hetzelfde BTW tarief dat geldt voor de goederen op de factuur, of dit nu hoog of laag is.

Het BTW tarief dat je gebruikt om verzendkosten te belasten is variabel (0%, 9% of 21%) en is afhankelijk van het soort goederen dat je verstuurt. Je neemt het BTW tarief dat geldt voor de door jou geleverde producten en gebruikt dit voor het totale bedrag op de factuur.

Voor de meeste bedrijven die handelen binnen Nederland geldt het hoge BTW tarief van 21%. Mocht je niet weten of jouw producten in de BTW categorie hoog of laag vallen, check dan de website van de Belastingdienst.

Je kunt in ieder geval het volgende aanhouden: 

  • Lever je goederen die vrij zijn van omzetbelasting? Dan betaal je geen BTW over de verzendkosten.
  • Is het BTW tarief op je goederen 9%? Dan reken je 9% BTW over de verzendkosten.
  • Is het BTW tarief op je goederen 21%? Dan reken je 21% BTW over de verzendkosten.
  • Staan er goederen op de factuur met verschillende BTW tarieven? Dan verreken je de BTW over de verzendkosten in verhouding. Een voorbeeld om dit toe te lichten:

Indien je in één pakket een product van €3 met 9% BTW verzendt en een product van €7 met 21% BTW, bereken je de BTW over de verzendkosten naar verhouding. Dit houdt in: 30% van het bedrag tegen 9% BTW en 70% tegen 21% BTW.

Hoe bereken ik verzendkosten door aan mijn klanten?

Je betaalt verzendkosten (inclusief BTW) aan de vervoerder en kan deze terugvragen of aftrekken, omdat het een zakelijke uitgave is. Je berekent de verzendkosten (inclusief BTW) door aan je klant en draagt de ontvangen BTW af aan de Belastingdienst.

Verzendkosten verwerk je op dezelfde manier als al je goederen. Je koopt verzending in bij een vervoerder (of tussenpartij zoals Sendcloud) en ‘verkoopt’ het aan je klant.

Zelf betaal je BTW bij het aankopen van verzending en laat je de klant BTW betalen over de verzendkosten. In je administratie verwerk je het volledige factuurbedrag als één post of je voert de goederen en verzendkosten apart in.

BTW over verzendkosten, hoe zit het nou precies?

Slim omgaan met verzendkosten berekenen aan klanten

In ons artikel over gratis verzending lees je hoe vervelend klanten verzendkosten vinden. Wij begrijpen ook dat vrijwel niemand bereid is om €7,25 (€5,99 + 21% btw) verzendkosten te betalen.

Daarom is het belangrijk dat je slim omgaat met het doorberekenen van verzendkosten.

Je kunt beter je producten iets duurder maken en je verzendkosten wat verlagen, dan klanten €7,25 laten betalen voor verzending. Maar je wilt natuurlijk ook je producten zo goedkoop mogelijk aanbieden.

Wanneer klanten over het algemeen meerdere producten kopen bij één bestelling, is het onverstandig om veel van de verzendkosten in je productprijs te verstoppen.

In principe hoef je namelijk maar één keer verzendkosten te betalen als je meerdere producten koopt.

Dus, wat is slim?

Wij raden aan om niet meer dan €5 (ofwel €4,95) voor een normale pakketzending te rekenen. Dit bedrag is inclusief 21% BTW en bestaat dus uit €4,09 verzendkosten en €0,86 BTW. Dat betekent dat je in dit geval nog €1,90 (€5,99 – €4,09) moet verwerken in je productprijs.

Verkoop je duurdere of niche producten, dan is dit vaak geen probleem, maar heb je veel goedkope producten in je assortiment (onder €20) dan kan een prijsverschil van €1,90 je concurrentiepositie in gevaar brengen.

We raden aan om dan gebruik te maken van een combinatie van deze strategieën:

  • Reken een deel van de verzendkosten als marketingkosten. Kijk hoeveel van de verzendkosten je kunt toevoegen aan de productprijs, zonder dat je concurrentiepositie in gevaar komt en reken het resterende bedrag bij je marketingkosten. Echte winst maak je namelijk niet met het éénmalig verkopen van een goedkoop product. Je wilt ervoor zorgen dat klanten blijven terugkomen of ervoor kiezen om meerdere producten tegelijk te bestellen. En als lage verzendkosten hiervoor een belangrijke strategie zijn, dan moet het onderdeel zijn van je marketingbudget.
  • Focus op cross selling. Als je slechts een klein deel van de verzendkosten in de productprijs kunt verwerken, wil je er natuurlijk voor zorgen dat klanten meerdere producten kopen. Op deze manier maak je minder verlies met goedkopere verzending. Probeer je webshop daarom in te richten op cross selling. Dit houdt in dat je meerdere producten aan dezelfde consument verkoopt.
  • Gratis verzenddrempel. De beste manier om cross selling te stimuleren en het gemiddelde orderbedrag te verhogen, is gebruikmaken van een gratis verzenddrempel. Hoe je deze drempel bepaalt en wat daarvan de voordelen zijn, lees je in onze blog  gratis verzending voor webshops: de nummer één strategie voor meer online omzet‘.

En de laatste tip…

Kies voor de goedkoopste verzendoptie. We zien vaak pakketten die ook als brievenbuspakket hadden kunnen worden verstuurd. Relatief goedkope producten hoeven niet per se verstuurd  te worden met de normale pakketpost.

Een brievenbuspakketje is al snel de helft goedkoper en heeft dus een groot voordeel. Benieuwd hoe je geld kunt besparen op verzenden? Lees dan ons artikel met 10 opmerkelijke tips voor het goedkoper verzenden van je pakketten.

We hopen dat dit artikel je heeft geholpen, laat zeker even een reactie achter!

4 Comments

  • Pieter schreef:

    Zijn jullie zeker dat dit klopt voor Belgische bedrijven?

    Zie dit artikel van vgd.eu:

    https://be.vgd.eu/nieuws/transportkost-bij-levering-van-goederen-of-dienst-welk-btw-tarief-is-van-toepassing

    Indien de goederen met verschillende btw tarieven tegelijkertijd worden geleverd, kan de verkoper het laagste btw tarief gebruiken voor de verzendkosten.

    • Kris Cuypers schreef:

      Hi Pieter,

      Wettelijk gezien moet je ze pro rata berekenen. Echter raden wij aan het hoogste tarief te hanteren, dit maakt het administratief eenvoudiger en overzichtelijker en bovendien ben je wettelijk volledig in orde (je betaalt immers iets te veel BTW). In de praktijk zou het misschien inderdaad kunnen dat de belastingdienst het aanvaardt dat je het laagste tarief hanteert, ook al is het wettelijk gezien niet volledig correct.

  • Paul schreef:

    Niet de juiste informatie hier.
    Het is perfect mogelijk voor bedrijven, om geen btw over verzendkosten te rekenen.
    Het hele verhaal over lagere kosten voor goederen en hogere verzendkosten op de factuur zetten, dan ze in werkelijkheid zijn, mag zoiezo niet, als je het juist wilt doen, dus dat slaat nergens op.
    Sommige bedrijven betalen btw over de verzendkosten, omdat ze gewoon niet van te voren kunnen inschatten, wat het zal zijn, zo simpel is het.
    Het is gewoon teveel werk om dat eerst allemaal uit te zoeken.
    Zolang je exact de juiste verzendkosten op de factuur zet, kan je dat perfect buiten de btw houden.
    Daar zijn legio juridische voorbeelden van te vinden en veel bedrijven doen dit ook.
    Het hele verhaal van sjoemelen valt dan automatisch weg en boekhoudkundig kan je dit ook heel snel en duidelijk voorleggen.
    Gewoon de postkosten van je omzet halen, van artikelen die zijn verzonden.
    Dus er is nog wat bijscholing nodig bij sommige:-)

    • Iris Dings schreef:

      Hoi Paul,

      Bedankt voor je bericht.

      De belastingdienst verplicht ieder bedrijf dat in België goederen of diensten levert btw te berekenen over het totale bedrag dat in rekening wordt gebracht aan de klant. Dit is inclusief verzendkosten, reiskosten, telefoonkosten en verpakkingskosten (behalve statiegeld).

      Meer informatie daarover vind je hier: https://www.belgium.be/nl/belastingen/btw/toepassingsgebied

      Je bent verplicht om omzetbelasting te heffen op diensten zoals verzending, zodra je die doorfactureert aan je klant.
      Ook komt het vaak voor dat webshops en andere bedrijven de btw over de verzendkosten niet specificeren op de factuur. Hierdoor lijkt het alsof je geen btw betaalt over de verzendkosten, de webshop is echter verplicht om ook de ontvangen verzendkosten mee te nemen als bedrijfsomzet en dus btw over af te dragen.

      De enige uitzondering, die bij ons bekend is, zijn de algemene vrijgestelde branches en bedrijfsactiviteiten waarvoor het 0% btw tarief geldt. Mocht je juridische voorbeelden hebben waaruit blijkt dat er uitzonderingen zijn, dan zijn we hier erg benieuwd naar.

Leave a Reply