Zeker nu fysieke winkels bezoeken even wat anders gaat dan voorheen, vinden mensen wereldwijd nóg sneller de weg naar webshops.
Verzend je je goederen naar internationale klanten of wil je dat (gezien alle omstandigheden) binnenkort gaan doen? Dan kun je niet om de regels van de douane heen. Elke webshop die goederen vanuit of naar een land buiten de Europese Unie (EU) verzendt, heeft bijvoorbeeld een HS-code nodig.
Voor een succesvolle en snelle verzending is het invullen van de juiste code essentieel. Maar dat kan in het begin nogal een struggle zijn.
Wat is de HS-code precies, waarom is ie nodig, hoe gebruik je hem en waar kun je hem vinden? Je leest het allemaal in dit artikel.
Wat is een HS code?
HS staat voor Harmonized System. Daarmee wordt bedoeld dat het een uniform systeem is, waarbij douanes wereldwijd dezelfde codes hanteren.
De Nederlandse vertaling kom je wellicht ook regelmatig tegen: GS-code (Geharmoniseerd Systeem). De HS-code is ooit ingesteld door de Wereld Douane Organisatie. De code telt acht of tien cijfers en maakt duidelijk welk soort goederen er in een zending zitten.
Elk type goederen heeft een eigen HS-code. Variërend van dieren, planten, textiel, machines, wapens, stenen en metalen tot meubels, speelgoed, kunst, drank en chemische producten.
Hoe werkt een HS code?
Wanneer je voor het eerst van de HS-code hoort, kan het nogal ingewikkeld lijken. Het vinden van de juiste code kan helaas ook echt een uitdaging zijn.
Zonde als je hier veel tijd mee verliest, en al helemaal als er problemen optreden met de zending in verband met een foutieve HS-code.
Om je te helpen hebben we dit uitgebreide artikel geschreven, dat hopelijk al je vragen omtrent dit onderwerp beantwoordt!
Lees ook eens ons artikel over de Incoterms
Hoe werkt een HS code en wanneer heb je hem nodig?
Wanneer een zending over de grenzen van de Europese Unie heen reist, komt hij langs de douane. Voor deze douaneplichtige zendingen is de HS-code noodzakelijk.
Op basis van de code berekent de douane de invoerrechten en vervolgens kan de zending vrijgegeven worden.
Voor webshops is het dus essentieel om de juiste HS-code te gebruiken, zodat de zending zo snel mogelijk bij de klant aankomt.
Naast dat de code aangeeft welke goederen er precies in een zending zitten, maakt hij ook duidelijk of er wellicht nog andere documenten bij de zending horen.
Denk aan producten die een in- of uitvoervergunning nodig hebben of specifieke gezondheidscertificaten (zoals vaak bij medicijnen vereist is).
Verschil tussen de HS-code, GN-code & Taric-code
In principe is de informatie hierboven vrij makkelijk te begrijpen, maar er zijn nog andere veelvoorkomende termen die het verwarrend kunnen maken.
Andere aanduidingen die ook gebruikt worden zijn de GN-code (Gecombineerde Nomenclatuur), de Taric-code (voor Integrated Tariff of the European Communities) of simpelweg goederencode.
Toch bestaan er tussen deze omschrijvingen kleine verschillen. De HS-code is feitelijk de verzamelnaam voor alle goederencodes.
De GN-code is de achtcijferige goederencode die je gebruikt als je een product vanuit de EU naar een land erbuiten stuurt.
Wanneer je als webshop bijvoorbeeld producten uit China, Amerika of een ander niet-EU land invoert, heb je de Taric-code nodig.
De Taric-code telt in de EU altijd tien cijfers, maar kan in sommige landen oplopen tot wel 18 getallen.
Hoe moet je de HS-code gebruiken?
Zoals je hierboven al kon lezen telt een HS-code acht of tien cijfers. Voor goederen die je vanuit de Europese Unie exporteert, gebruikt men een achtcijferige code. Wanneer je goederen in de EU invoert, gaat het om code van tien cijfers.
HS-codes opzoeken begint met het juiste sectienummer selecteren uit 21 algemene categorieën (zoals ‘minerale producten’). Dit sectienummer komt niet in de HS-code terug.
- De eerste twee cijfers van de HS-code staan voor één van de 99 hoofdstukken waar je uit kunt kiezen binnen die sectie.
- Na de eerste twee hoofdstuknummers volgen twee cijfers die staan voor de rubriek. Er zijn in totaal 1.244 rubrieken om uit te kiezen.
- De code wordt daarna aangevuld met subkopcijfers. Er zijn maar liefst 5.224 subkoppen binnen het HS-codesysteem.
- Afhankelijk van het land waarnaar je verzendt, moet de code nog wat worden aangevuld. Onderzoek daarom altijd goed wat de regels zijn per land.
Hoe vind je in de HS code?
Je kunt de juiste HS-code voor je producten vinden bij de Nederlandse Douane. Maar nog handiger is de speciale HS-code finder die wij voor je ontwikkeld hebben.
Het enige wat je hoeft te doen, is in te vullen welk type goederen je verzendt, en je weet in no time de juiste HS-code. Je kunt met onze tool echter ook gewoon selecteren op de sectie en vanuit daar door klikken.
Vul de juiste code in op het daarvoor bestemde veld op je douanedocument (commercial invoice, CN22/CN23). Indien je meerdere typen producten verzendt in één zending, dan dien je dus meerdere HS-codes te vermelden.
Wanneer de verplichte documenten volledig zijn ingevuld en op de zending zijn geplakt, is je pakket klaar voor verzending!
Problemen met de HS code
Met maar liefst 200.000 type producten op de lijst van het HS-systeem komen problemen weleens voor. We beantwoorden de meest gestelde vragen voor je!
Wat als ik de juiste HS-code niet kan vinden?
Helaas komt dit geregeld voor, omdat verschillende producten niet letterlijk in de lijst terug te vinden zijn. Bijvoorbeeld ‘laptop’ of ‘tablet’ worden niet als zodanig herkend.
Met onze tool kun je gelukkig gemakkelijker zoeken, maar je kunt in zo’n geval ook zoeken op de overkoepelende beschrijving van het product. In het geval van bovenstaand voorbeeld is dat: automatic data processing.
Zo zijn er nog wel meer voorbeelden waar je even goed naar moet zoeken. Maar als je ze eenmaal gevonden hebt, dan heb je voorlopig de juiste.
Wat als ik per ongeluk de verkeerde HS-code noteer?
Wanneer je de verkeerde code noteert, kan het zijn dat je te weinig invoerrechten betaalt en daarvoor kun je tot drie jaar na dato een naheffing krijgen. Omgekeerd geldt overigens hetzelfde: mocht blijken dat je teveel invoerrechten betaald hebt, dan kun je dat nog drie jaar lang terugkrijgen.
Houd er overigens rekening mee dat wanneer je product aangepast wordt (bijvoorbeeld een andere samenstelling of verpakking), je mogelijk een andere HS-code nodig hebt. Bovendien wordt de lijst van codes elke 5 jaar bijgewerkt, dus check eens in de zoveel tijd of de code nog juist is.
Wat gebeurt er als er geen HS-code op een zending staat?
Zonder code weet de douane niet welke goederen het land ingevoerd worden. De douane kan hiervoor contact opnemen met de verzender of ontvanger om te achterhalen om welk soort goederen het gaat. Het gevolg: vertraging van de zending, dus zorg dat je altijd de juiste code vermeldt!
Tot slot: sla onze HS-code finder op
We kunnen ons voorstellen dat het volgen van de HS-code regels aanvoelt als een vervelende verplichte formaliteit, maar probeer het vooral te zien als een manier om ervoor te zorgen dat je producten zo snel mogelijk bij je internationale klant komen.
Tip: sla onze HS code finder tool op in je favorieten en je hebt voortaan binnen een mum van tijd de juiste code gevonden.
Twijfel je toch of je de juiste te pakken hebt? Neem dan voor de zekerheid contact op met de Nederlandse douane. Beter een vraag teveel gesteld dan een vertraagde zending of een naheffing.
Meer weten over internationale zendingen? Lees dan ons artikel over probleemloos internationaal verzenden.
