Wil je een pakket versturen naar een land buiten de EU? Dan moet dit altijd gepaard gaan met een douaneverklaring CN22 of CN23. Deze formulieren moeten aan de buitenkant van je pakket worden toegevoegd en geven aan wat er wordt getransporteerd. Om vertragingen te voorkomen is het belangrijk dat je de documenten zo volledig mogelijk invult. In deze blog vertellen we je daarom alles wat je moet weten over de douaneformulieren CN22 en CN23 en leggen we uit hoe je ze op de juiste manier gebruikt.

Wat is een douaneverklaring CN22 of CN23?

Een CN22 of CN23 formulier is een verplicht douaneformulier dat moet worden toegevoegd aan pakketzendingen naar buiten de EU en bevat informatie over de goederen die getransporteerd worden. Denk aan welke goederen verpakt zijn, wat de waarde is van de goederen, wie de afzender en ontvanger zijn en welke partijen betrokken zijn bij het transport.

Het is een verplicht document dat de douane gebruikt om controle te houden op goederen die een land binnenkomen en uitgaan, op het gebied van belastingen, veiligheid, volksgezondheid en milieu. Aan de hand van deze “commercial invoice” bepaalt de douane of er invoerrechten moeten worden betaald over de goederen.

Internationale pakketzendingen worden vaak door een scanner gehaald. Klopt het ingevulde douaneverklaring CN22 of CN23 niet met de inhoud van het pakket? Dan kun je als afzender een boete tot 100% van de daadwerkelijke waarde verwachten.

Wanneer is een zending douaneplichtig en moet je gebruikmaken van een douaneformulier?

Je vult een douaneverklaring in wanneer je een pakket verzendt naar landen buiten de EU. Verzend je naar landen binnen de EU? Dan hoef je dus geen douaneverklaring in te vullen.

Een overzicht van alle EU-landen vind je op de website van de belastingdienst. Zorg dat je ook de lijst met uitzonderingsgebieden checkt. Deze gebieden zijn wel onderdeel van de EU, maar maken geen deel uit van het EU-douanegebied. Zendingen naar deze gebieden zijn daarom douaneplichtig en moeten dus een douaneverklaring CN22 of CN23 bevatten.

Over het algemeen zijn goederen douaneplichtig en documenten niet. Dit kan echter van land tot land verschillen. In de Bahama’s is een foto bijvoorbeeld een document (dus niet douaneplichtig), maar voor Argentinië is een foto wel een douaneplichtige zending.

Wat is het verschil tussen een douaneverklaring CN22 of CN23?

Het verschil tussen de CN22 en CN23 douaneverklaring zit hem in het gewicht en de waarde van het pakket. Voor pakketzendingen tot 2 kg met een waarde tot €425 euro is een CN22 douaneverklaring nodig en voor pakketten tot 20 kg met een waarde vanaf €425 dien je een CN23 douaneverklaring in te vullen.

Het CN22 formulier is minder uitgebreid dan het CN23 document en wordt vaak als sticker op de adreszijde van het pakket geplakt. Een CN23 document is uitgebreider en kan samen met een CP71 formulier*  in een transparante envelop worden toegevoegd aan de buitenkant van het pakket. Plak deze envelop indien mogelijk op dezelfde zijde als het verzendlabel.

* Het CP71 formulier is een verplicht begeleidend document voor het CN23 formulier en dient als adreskaart. Plak dit document zichtbaar in de transparante envelop op het pakket, als je niet wilt dat derden die verantwoordelijk zijn voor de afhandeling van de zending op het CN23 document kunnen zien wat de inhoud en waarde van het pakket is.

Lees voor extra tips onze blog: 10 tips voor probleemloos internationaal verzenden.

Hoe vul je een douaneverklaring CN22 in?

Een CN22 douaneverklaring vul je in wanneer een pakket niet zwaarder is dan 2 kg en een waarde van minder dan €425 heeft. Het correct en zo volledig mogelijk invullen van de douaneverklaring is ontzettend belangrijk.

Je wilt er tenslotte voor zorgen dat je pakket zo snel mogelijk wordt afgeleverd en voorkomen dat je een boete krijgt. Bij onvoldoende of onjuiste gegevens kan je zending worden vertraagd, geretourneerd of zelfs in beslag worden genomen.

Douaneverklaring CN22

De stappen van het CN22 formulier

1. Kruis of vink aan wat de inhoud van het pakket is. Voor webwinkels die internationaal verkopen is dit meestal “Verkoop goederen” (Sale of goods). Kies bijvoorbeeld handelsmonster wanneer je uitsluitend samples of testers verstuurt. Er is slechts één optie per zending mogelijk.

2. Geef aan wat er in het pakket zit. Als het om handelsgoederen, handelsmonsters of retourzendingen gaat, moet je een gedetailleerde inhoudsomschrijving geven. Vermeld de gegevens altijd in het Engels of in de taal van het land van bestemming. Hoe duidelijker de inhoudsomschrijving, hoe groter de kans dat je pakket snel door de douane komt. Geef daarom per product / productgroep aan:

  • Wat voor product het is
  • Het aantal producten
  • Het gewicht in gram
  • De verkoopwaarde in euro (excl. BTW)

3. Vermeld de internationale goederencode en het land van oorsprong. Geef aan in welk land het product geproduceerd of geassembleerd is en vermeld de HS-code van jouw product(en).

Een goederencode of HS-code (Harmonized System) is een meercijferige code die de douane wereldwijd gebruikt om producten in te delen. De code bestaat in totaal uit 10 cijfers, waarvan de eerste 6 internationaal gelijk zijn. Vul dus altijd minimaal een 6-cijferige code in en definieer indien mogelijk ook de subcategorie van je product. In sommige landen kunnen belastingtarieven voor subcategorieën namelijk verschillen.

In de meeste gevallen is dit echter niet van toepassing en is een 6-cijferige HS-code voldoende. Raadpleeg de HS-code lijst op www.tariffnumber.com of www.foreign-trade.com/reference/hscode.htm.

Verzend je via SendCloud en maak je gebruik van PostNL Globalpack? Dan wordt een douaneverklaring automatisch aangemaakt in je verzendportaal.

Douaneverklaring automatisch aanmaken in SendCloud

4. Vermeld de datum van verzending en zet een handtekening. Met het zetten van een handtekening verklaar je dat het document juist is ingevuld en dat er geen gevaarlijke of verboden goederen in het pakket zitten. Het ontbreken van een handtekening kan ertoe leiden dat een zending niet of met vertraging wordt afgeleverd.

Onderstaande items zijn vaak niet toegestaan bij internationaal verzenden:

  • Spuitbussen
  • Alcoholhoudende dranken
  • Sigaretten
  • Goederen die beperkt houdbaar zijn
  • Benzine of olie
  • Nagellak
  • Parfum
  • Vergif
  • Aanstekers
  • Brandblussers
  • Gasmaskers
  • Loterij tickets
  • Ruwe diamanten
  • Beschadigde accu’s

Maak gebruik van de UPS tool om per land of gebied te bekijken welke importregulaties van toepassing zijn.

TIP: vul de douaneverklaring altijd in het Engels in. Hiermee voorkom je vertraging, doordat de douane over de hele wereld kan begrijpen wat er in het pakket zit.

Hoe vul je een douaneverklaring CN23 in?

Een CN23 douaneverklaring vul je in wanneer je pakket zwaarder is dan 2 kg en/of een waarde heeft van meer dan €425. De CN23 verklaring is vergelijkbaar met een CN22 verklaring, maar dan uitgebreider.

Douaneverklaring CN23
De stappen van het CN23 formulier

1. Vul de adresgegevens in van de afzender en de ontvanger. Vul alle bekende adresgegevens in om de kans op een succesvolle levering te vergroten. Vermeld ook het telefoonnummer van je klant, want in sommige gevallen wordt contact opgenomen met de ontvanger.

2. Geef aan of je jouw pakket (niet) retour wilt ontvangen wanneer je zending niet kan worden bezorgd. In sommige gevallen kan een pakket niet succesvol worden afgeleverd. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de informatie op het verzendlabel of de douaneverklaring onvolledig of foutief is. Maar ook wanneer een levering wordt geweigerd door de ontvanger.

In deze gevallen kan een retourtoeslag in rekening worden gebracht. Door op de douaneverklaring aan te geven dat je het pakket niet retour wilt ontvangen, kom je niet voor onverwachtse retourkosten te staan, maar verlies je ook je pakket.

3. Geef aan wat er in het pakket zit. Kies je hier voor Handelsmonster, Retourgoederen of Overig? Vul dan ook de lichtblauw gekleurde onderdelen in. Geef altijd een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van de inhoud van het pakket.

4. Vermeld de goederencode en het land van oorsprong. Geef aan in welk land het product geproduceerd of geassembleerd is en vermeld de HS-code van jouw product(en). Hiervoor gelden dezelfde voorwaarden als bij het CN22 formulier.

Een goederencode of HS-code (Harmonized System) is een meercijferige code die de douane wereldwijd gebruikt om producten in te delen. De code bestaat in totaal uit 10 cijfers, waarvan de eerste 6 internationaal gelijk zijn. Vul dus altijd minimaal een 6-cijferige code in en definieer indien mogelijk ook de subcategorie van je product. In sommige landen kunnen belastingtarieven voor subcategorieën namelijk verschillen.

In de meeste gevallen is dit echter niet van toepassing en is een 6-cijferige HS-code voldoende. Bekijk de HS-code lijst op www.tariffnumber.com of www.foreign-trade.com/reference/hscode.htm.

5. Opmerkingen of speciale vermelding. In sommige gevallen zijn producten onderhevig aan quarantaine, sanitaire/gezondheids- of andere invoerbeperkingen. Het is belangrijk om dit aan te geven op de douaneverklaring. Denk hierbij aan voedsel, medicijnen of andere organismen.

6. Vergeet niet om de datum in te vullen en een handtekening te zetten. Zonder datum en handtekening is het douaneformulier niet rechtsgeldig en bestaat de kans dat een pakket niet wordt afgeleverd. Met het zetten van een handtekening verklaar je dat het document juist is ingevuld en dat er geen gevaarlijke of verboden goederen in het pakket zitten.

Checklist voor het versturen van een commerciële zending naar een land buiten de EU

Het op de juiste manier verpakken van een commerciële zending zorgt ervoor dat je pakket snel, onbeschadigd en succesvol kan worden afgeleverd. Omdat er veel dingen zijn waar je rekening mee moet houden, hebben we een handige whitepaper geschreven met alles waar je rekening mee dient te houden. Download hem hier gratis:

Douaneverklaring CN22 of CN23 downloaden

Snel en eenvoudig de juiste douaneverklaring CN22 of CN23 invullen? Hieronder staat voor iedere vervoerder een link naar de eigen douaneverklaring. Dit is de makkelijkste manier om je douanefactuur goed en snel in te vullen!

Beoordeel dit artikel en laat ons weten wat je ervan vindt

5/5 5 ratings

Leave a Reply